我們講了Word第一課后,有位朋友和我說用起來太麻煩了,問他怎么個麻煩法,他說,有時要打印幾份文件,每打印一份就要退出一次Word重來,所以特別麻煩。 其實根本用不著退出Word。你可以在Word里面關(guān)掉已經(jīng)打印出來的文件,然后新建一個文檔或者打開另外的文檔,同時打開幾個文件也可以。
怎么在Word里打開以前存盤的文檔呢?我的朋友說他一直都是先退出Word,然后去雙擊要打開的文件,Word就會自動啟動并打開那個文件。 其實打開和新建一樣,不用退出Word也可以打開文件,單擊工具欄上的“打開”按鈕,就可以打開一個“打開文件”對話框。 我們來看看怎么打開D盤“笑話”文件夾中的“笑話.doc”。 |
現(xiàn)在我們來看看保存文檔。這次我們講一點新東西:
打開“另存為”對話框;這里有一個“新建文件夾”按鈕,它可是很有用的:我們平時的文件都是分類存放的,而有時要保存編輯的稿件,覺得放到哪里都不合適,這時我們就可以新建一個文件夾把文件放到里面。單擊這個“新建文件夾”按鈕,在打開的對話框中輸入文件夾的名字“稿件”,
單擊“確定”按鈕,回到“另存為”對話框;輸入文檔的名字,單擊“保存”按鈕,我們就可以把文檔保存在新建的文件夾中了。
不過現(xiàn)在就有另一個問題了,現(xiàn)在我們打開了幾
個文檔,而不是像以前那樣只打開一個文檔,如果我
們想從現(xiàn)在這個文檔切換到另外的一個文檔中,該怎
么辦呢?一般的辦法是使用窗口菜單來切換當前編輯
的文檔。
打開窗口菜單,菜單的最下面列出了我們打開的
所有文檔,帶有對號的是當前編輯的文檔,單擊“文
檔2.doc”,就切換到了“文檔2.doc”。 當然你也
可以按下ALT+TAB鍵來切換,這是Word 2000新增的
切換功能。
現(xiàn)在我們打開了多個文檔,假如我們現(xiàn)在要關(guān)閉
這個“文檔2.doc”,單擊標題欄上的這個“關(guān)閉”按
鈕就可以了。 你可能要問,這個按鈕不是退出Word
時用的嗎?是這樣,在只打開了一個文檔時是點這個
按鈕會退出Word,但在同時打開了幾個文檔時,它
的作用就只是關(guān)閉當前編輯的文檔了。現(xiàn)在我們只有
一個打開的文檔,在剛才的關(guān)閉按鈕的下面,也就是菜
單欄的最右端,又出現(xiàn)了一個關(guān)閉按鈕,F(xiàn)在標題欄上
的“關(guān)閉”按鈕的作用是關(guān)閉當前編輯的文件并且退出
Word,而菜單欄上的“關(guān)閉”按鈕就只是關(guān)閉當前文檔,
而不退出Word了。
在打開了幾個文檔的時候可以直接退出Word,打開“文件”菜單,選擇“退出”命令,就可以直接退出Word了。選擇這個命令后,出現(xiàn)了一個對話框,這是提示我們要關(guān)閉的文檔沒有存盤,要不要現(xiàn)在保存,
這是Word的一項功能。如果在上次保存之后你又對文檔做了改動,它就會提醒你進行保存;現(xiàn)在的這些文件都沒有保存價值,所以我們選擇“否”。不過你以后遇到這個對話框時可要想清楚,是不是要保存。 雖然忘了保存文件時,退出Word會提醒你存盤,但你也要養(yǎng)成經(jīng)常保存文件的習慣。不然萬一遇到停電之類的特殊情況,可是誰也幫不了你。
現(xiàn)在我們再來看看Word的界面。Office 2000的界面與它以前的版本和其它軟件都有些不同。Office 2000新增了一個智能菜單的功能,可以根據(jù)你對菜單命令或按鈕的使用頻率來決定是否直接顯示它們。如果一個菜單項有很長時間沒有被使用的話,Word就會自動把它隱藏起來,減少菜單中直接顯示命令的數(shù)目。 如果要用隱藏起來的命令,只要單擊菜單中的向下雙箭頭或者雙擊這個菜單就可以了。
我們還可以改變菜單欄的位置:
在菜單欄的空白處按下鼠標左鍵,往下拖動,菜單欄的位置就改變了。工具欄也可以這樣拖動,點住工具欄左邊的豎線,拖動鼠標,就可以改變工具欄的位置了。
還有其他一些工具欄沒有顯示,如果要顯示它們,可以在工具欄上單擊右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“表格和邊框”命令,界面中就又出現(xiàn)了一個“表格和邊框”工具欄。
你可能要問,有這么多工具欄,全顯示出來不是更方便嗎?那可不行,首先如果都顯示出來的話,光工具欄就會占很大一部分的屏幕面積,那樣我們用來輸入文字的空間就很小了,會非常不方便;再者也沒有必要,對一般的操作,使用“常用”和“格式工具欄就足夠了,其它的工具欄在用到的時候再打開就可以了,而且有些工具欄會在需要使用相應的功能時自動彈出,而不用專門去打開它。 好了,Word界面上的一些小問題就介紹這些,如果你還有問題,可以看本課的補充部分。