圖1
在打開了記憶式鍵入功能后，Word會(huì)自動(dòng)跟蹤我們的輸入，并從自動(dòng)圖文集的詞條和日期中查找是不是有開頭和輸入的文字相匹配的詞條，如果有而且詞條剩下的文字內(nèi)容不少于三個(gè)字節(jié)，它就可能給一個(gè)提示條，這時(shí)按下回車或Tab鍵，這個(gè)提示條中的內(nèi)容就會(huì)完全出現(xiàn)在文檔中了。
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第二節(jié) 自動(dòng)更正 |
在半角狀態(tài)下輸入(c)后變成了這樣的一個(gè)帶圈的C，按一下Backspace鍵，就可以恢復(fù)原來的樣子了。這就是Word的自動(dòng)更正功能在起作用。
打開“工具”菜單，單擊“自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，這個(gè)其實(shí)和自動(dòng)圖文集的對(duì)話框是同一個(gè)，只是不同的選項(xiàng)卡罷了；從下面的詞條列表中可以看到所有可自動(dòng)替換的詞條，可以把經(jīng)常輸入錯(cuò)誤的詞條添加到里面。比如經(jīng)常會(huì)把“制作”輸入成“制做”，那就在這里添加一個(gè)詞條，在“替換”輸入框中輸入“制做”，在“替換為”輸入框中輸入“制作”，單擊“添加”按鈕，單擊“確定”按鈕，在文檔中輸入“制做”，Word就自動(dòng)替換為“制作”了(圖2)。
圖2
可是這個(gè)功能有時(shí)也會(huì)帶來很多的不方便，比如有時(shí)想輸入一個(gè)錯(cuò)誤的詞，而Word恰恰自動(dòng)更正了，這時(shí)可以把它的自動(dòng)更正功能關(guān)閉：打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，將不想使用的更正功能前的復(fù)選框去掉就可以了。
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第三節(jié) 自動(dòng)套用格式 |
利用自動(dòng)更正里面的自動(dòng)套用格式，給一個(gè)文檔套用一些常用文檔的格式。鍵盤上的引號(hào)鍵在半角狀態(tài)下是輸入直引號(hào)的，現(xiàn)在在半角狀態(tài)下敲這個(gè)鍵，結(jié)果輸入的還是一個(gè)彎引號(hào)，這就是Word的自動(dòng)套用格式在起作用。
打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡，將“直引號(hào)替換為彎引號(hào)”前復(fù)選框的選擇清除，單擊“確定”按鈕，再敲引號(hào)鍵，就可以輸入直引號(hào)了。要是輸入的是英文，需要用到直引號(hào)，就要把這個(gè)選擇去掉(圖3)。前面說的自動(dòng)設(shè)置編號(hào)的功能也是鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式功能的一部分。
圖3
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第四節(jié) 宏的使用 |
宏是Word提供的一個(gè)很好的擴(kuò)展功能，所謂宏病毒只是一些惡意的代碼，自己編制的宏一定不會(huì)對(duì)自己進(jìn)行惡意的操作。
使用宏是可以讓我們更好地工作，但要注意，在文件打開時(shí)如果Word提示有宏，而不能確認(rèn)這個(gè)宏是否有惡意代碼，這時(shí)最好選擇不啟用宏，這樣才安全一些。
編制一個(gè)簡(jiǎn)單的宏：打開“工具”菜單，選擇“宏”項(xiàng)，單擊“錄制新宏”命令，打開“錄制宏”對(duì)話框(圖4)，在“宏名”輸入框中輸入宏的名字“我的宏”；單擊“確定”按鈕，鼠標(biāo)指針下面出現(xiàn)一個(gè)錄影帶的樣子，表示開始宏的錄制了，單擊工具欄上的“插入表格”按鈕，插入一個(gè)3×5的表格，單擊“停止錄制”工具欄上的“停止”按鈕，一個(gè)宏就錄制完成了。
圖4
打開“工具”菜單，單擊“宏”選項(xiàng)，單擊“宏”命令，打開“宏”對(duì)話框，選擇“我的宏”，單擊“運(yùn)行”按鈕，一個(gè)表格就插入進(jìn)來了(圖5)。使用宏可以完成許多操作復(fù)雜又很常用的功能。
圖5
雙擊狀態(tài)欄上的“錄制”，可以打開“錄制宏”的對(duì)話框；把錄制好的宏指定到工具欄中或一個(gè)快捷鍵以方便調(diào)用：在“指定到”選擇區(qū)中單擊工具欄或鍵盤，就可以打開“自定義”對(duì)話框，用自定義的作法指定一下就可以了。
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第五節(jié) 向?qū)Ш湍０?/font> |
在制作一個(gè)復(fù)雜或不熟悉的文檔時(shí)，Word提供的向?qū)Ш湍０蹇梢越o我們一點(diǎn)幫助。選擇“文件”菜單的“新建”命令，打開“新建”對(duì)話框，從這里列出的所有模板中選擇一個(gè)與要建立的文檔相對(duì)應(yīng)的模板，單擊“確定”按鈕建立文檔，Word會(huì)自動(dòng)將格式設(shè)置好，并在文檔的相應(yīng)位置給出一些提示。
向?qū)У墓δ鼙饶０甯M(jìn)一步，它可以指導(dǎo)我們一步一步地完成要做的工作，現(xiàn)在的Word 2000提供了“英文信函向?qū)?rdquo;功能可以使我們盡量用小的工作量來完成工作：選擇“工具”菜單的“英文信函向?qū)?rdquo;命令，打開“英文信函向?qū)?rdquo;對(duì)話框(圖６)。
圖６
選中“信函格式”選項(xiàng)卡上的“日期行”復(fù)選框可以添加日期，從右邊的下拉列表框中選擇日期格式；然后在“請(qǐng)選擇一種頁面設(shè)計(jì)方案”列表框中選擇信件類型，選中“頁面設(shè)置中包括頁眉和頁腳”的復(fù)選框可以包括設(shè)計(jì)方案的頁眉和頁腳；在“請(qǐng)選擇一種信函風(fēng)格”列表框中選擇風(fēng)格；（例如，“完整區(qū)域”、“更改過的區(qū)域”，或“局部區(qū)域”）如果準(zhǔn)備在信頭上打印信函或備忘錄，就要選中“預(yù)先打印好的信頭”復(fù)選框，并通過下面的兩個(gè)下拉列表框告訴 Word 信頭在頁面上的位置和信頭所占用的空間(圖７)。
圖７
單擊“收信人信息”選項(xiàng)卡，手動(dòng)設(shè)置收信人的信息或從地址簿中選�。辉�“稱呼”區(qū)域可以選擇正式、業(yè)務(wù)和非正式問候。 使用另外的選項(xiàng)卡可以設(shè)置其它的相關(guān)信息。單擊“確定”按鈕，簡(jiǎn)單的信件格式就出來了(圖８)。
圖８
另外還有一個(gè)向?qū)侵形男欧庀驅(qū)�，使用起來很�?jiǎn)單，按照提示一步一步來就行了。
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第六節(jié) 信封 |
信封 Word提供了信封的打印功能，但首先要保證你的打印機(jī)可以打印信封；具體操作方法如下： 如果在文檔中包含了收信人的姓名和地址，可以選定它們，然后選擇“工具”菜單的“信封和標(biāo)簽”命令，打開“信封和標(biāo)簽”對(duì)話框，此時(shí)在“收件人地址”輸入框中顯示出默認(rèn)的收件人地址，如果需要可以從這里再手動(dòng)鍵入(圖9)；在“寄信人地址”框中輸入自己的地址；這樣，從“預(yù)覽”框中可以看到信封的大致的樣子；看到顯示的信封符合要求了，就按“送紙”框中的顯示，按的要求將信封插到打印機(jī)中，單擊“打印”按鈕，Word就可以把信封打印出來了。
圖9
如果不希望打印寄信人地址，就要選中對(duì)話框“信封”選項(xiàng)卡中的“省略”復(fù)選框。
單擊對(duì)話框中的“送紙”框，可以設(shè)置信封的信息。