1.用一頁紙打印多個郵件
利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件,很多情況下我們的郵件很短,只占幾行的空間,但是,打印時也要用整頁紙,導致打印速度慢,并且浪費紙張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節(jié)符”, 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢?其實很簡單,先將數(shù)據(jù)和文檔合并到新建文檔,再把新建文檔中的分節(jié)符(^b)全部替換成人工換行符(^l)(注意此處是小寫英語字母l,不是數(shù)字1)。具體做法是利用Word的查找和替換命令,在查找和替換對話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入“^b”,在“替換為”框內(nèi)輸入“^l”,單擊“全部替換”,此后打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。
2.一次合并出內(nèi)容不同的郵件
有時我們需要給不同的收件人發(fā)去內(nèi)容大體一致,但是有些地方有區(qū)別的郵件。如寄給家長的“學生成績報告單”,它根據(jù)學生總分不同,在不同的報告單中寫上不同的內(nèi)容,總分超過290分的學生,在報告單的最后寫上“被評為學習標兵”(如圖1右),而對其它的學生,報告單中則沒有這一句(如圖1左)。怎樣用同一個主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件?這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生成績報告單”為例,具體做法是將插入點定位到主文檔正文末尾,單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”,選擇下級菜單中的“if…then…else(I)…”,在出現(xiàn)的對話框中填入圖2所示的信息,單擊“確定”按鈕! ∮袝r可根據(jù)需要在圖2的兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數(shù)據(jù)源合并出不同內(nèi)容的郵件來。
3.共享各種數(shù)據(jù)源
郵件合并除可以使用由Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源之外,可以利用的數(shù)據(jù)非常多,像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在,郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源,直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿時,必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式,即第一行必須是字段名,數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享,避免重復勞動,提高辦公效率。
4.篩選與排序
用郵件合并幫助器中的“查詢選項”,可以篩選記錄有選擇地進行合并,也可以在合并的同時對記錄進行某種排序。工作時記住它們,可以提高你的辦公效率。