每學(xué)期末,學(xué)校都會(huì)向各科教師收集論文歸檔,盡管事先布置了論文的排版格式,但交上來的很多論文依然格式不統(tǒng)一,歸納起來主要存在以下幾個(gè)方面的問題:
1. 紙張大小和頁(yè)邊距不統(tǒng)一。
2. 首行縮進(jìn)不規(guī)范,縮進(jìn)距離有大有小,有很大一部分論文用一兩個(gè)空格來縮進(jìn)。
3. 行間距設(shè)置不統(tǒng)一。
4. 標(biāo)題及正文的字體、字號(hào)設(shè)置不統(tǒng)一。
要統(tǒng)一這些文檔格式,如果用逐篇、逐項(xiàng)重新設(shè)置的方法來處理的話,上百篇論文真不知要進(jìn)行多少煩瑣重復(fù)的勞動(dòng)。想用輕松便捷的方法嗎?那就跟我一起用自定義宏按鈕的方法來解決吧。
定制?統(tǒng)一格式?按鈕
1. 在Word XP中依次單擊“工具/宏(M)/錄制新宏…”,在“錄制宏”對(duì)話框中,給將要錄制的宏取一個(gè)名字,如“Macro1”(如圖1)。
2. 單擊[工具(T)]按鈕,在彈出的對(duì)話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡。
3. 在“命令”選項(xiàng)卡中,“類別”欄選擇“宏”,“命令”欄選擇要錄制的宏命令“Normal.NewMacros. Macro1”,并將它拖動(dòng)到工具欄的合適位置。
4. 右擊工具欄上的“Normal.NewMacros. Macro1”,在彈出的快捷菜單中選擇“命名(N)”,并將“命名”后面框中的“Normal.NewMacros. Macro1”改名為“統(tǒng)一格式”作為工具按鈕的名稱(如圖2)。
5. 單擊[關(guān)閉]按鈕,完成宏按鈕的建立。
錄制宏
建好按鈕后,Word會(huì)自動(dòng)彈出錄制宏工具圖標(biāo),進(jìn)入錄制宏?duì)顟B(tài)。接著可做以下幾步操作:
1. 刪除段首空格
(1)按“Ctrl+Home”鍵,將光標(biāo)移到段首,按回車鍵在段首插入一個(gè)段落標(biāo)記。
(2)單擊“編輯/替換”,打開“替換”對(duì)話框,設(shè)定“查找內(nèi)容”為“^p ”(“^p”為段落標(biāo)記,后面跟一個(gè)中文空格),“替換為”設(shè)為“^p”,“搜索范圍”為“全部”,然后單擊[全部替換]按鈕。替換結(jié)束后,再次單擊此按鈕,這樣可刪除段首的連續(xù)兩個(gè)中文空格。
。3)將“查找內(nèi)容”改為“^p ”(“^p”后跟一個(gè)英文空格),“替換為”和“搜索范圍”不變,然后單擊四次[全部替換]按鈕,這樣可刪除段首的連續(xù)四個(gè)英文空格。替換結(jié)束后單擊[關(guān)閉]按鈕退出對(duì)話框。
2. 設(shè)置首行縮進(jìn)兩字符,行距調(diào)整為單倍行距
。1)按“Ctrl+A”選定全文。
。2)單擊“格式/段落”,在彈出的對(duì)話框中設(shè)定“首行縮進(jìn)”兩字符,行距為“單倍行距”,然后單擊[確定]退出對(duì)話框。
3. 設(shè)置字體
(1)單擊“格式/字體”,在彈出的字體對(duì)話框中設(shè)置宋體、小四號(hào),再單擊[確定]退出對(duì)話框。
。2)按“Ctrl+Home”鍵將光標(biāo)移到段首,再按“Delete”鍵刪除段首的一個(gè)空行。
。3)單擊“格式/段落”,在彈出的對(duì)話框中設(shè)定“首行縮進(jìn)”為“無”,“對(duì)齊方式”為“居中”,然后單擊[確定]退出對(duì)話框。
。4)按“Shift+End”鍵選中第一行,然后單擊“格式/字體”,在彈出的字體對(duì)話框中設(shè)置黑體、三號(hào),再單擊[確定]退出對(duì)話框。
(5)按“Home”鍵取消選定。
4. 設(shè)置頁(yè)面
單擊“文件/頁(yè)面設(shè)置”,在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中設(shè)定紙張大小為“19.5×27厘米”(即16開紙),上下左右邊界分別設(shè)為“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米,然后單擊[確定]關(guān)閉對(duì)話框。
在完成以上操作后,單擊[停止錄制宏]按鈕結(jié)束宏的錄制,這樣全部工作就完成了。
現(xiàn)在,你隨便打開一個(gè)文檔,然后單擊[統(tǒng)一格式]按鈕,格式不一的文檔會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)為你預(yù)設(shè)的格式(如段首還有空格,可再次單擊[統(tǒng)一格式]按鈕去除)。用這種方法,我們還可輕松處理從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制到的文檔呢,是不是很方便?
1. 紙張大小和頁(yè)邊距不統(tǒng)一。
2. 首行縮進(jìn)不規(guī)范,縮進(jìn)距離有大有小,有很大一部分論文用一兩個(gè)空格來縮進(jìn)。
3. 行間距設(shè)置不統(tǒng)一。
4. 標(biāo)題及正文的字體、字號(hào)設(shè)置不統(tǒng)一。
要統(tǒng)一這些文檔格式,如果用逐篇、逐項(xiàng)重新設(shè)置的方法來處理的話,上百篇論文真不知要進(jìn)行多少煩瑣重復(fù)的勞動(dòng)。想用輕松便捷的方法嗎?那就跟我一起用自定義宏按鈕的方法來解決吧。
定制?統(tǒng)一格式?按鈕
1. 在Word XP中依次單擊“工具/宏(M)/錄制新宏…”,在“錄制宏”對(duì)話框中,給將要錄制的宏取一個(gè)名字,如“Macro1”(如圖1)。
2. 單擊[工具(T)]按鈕,在彈出的對(duì)話框中選擇“命令”選項(xiàng)卡。
3. 在“命令”選項(xiàng)卡中,“類別”欄選擇“宏”,“命令”欄選擇要錄制的宏命令“Normal.NewMacros. Macro1”,并將它拖動(dòng)到工具欄的合適位置。
4. 右擊工具欄上的“Normal.NewMacros. Macro1”,在彈出的快捷菜單中選擇“命名(N)”,并將“命名”后面框中的“Normal.NewMacros. Macro1”改名為“統(tǒng)一格式”作為工具按鈕的名稱(如圖2)。
5. 單擊[關(guān)閉]按鈕,完成宏按鈕的建立。
錄制宏
建好按鈕后,Word會(huì)自動(dòng)彈出錄制宏工具圖標(biāo),進(jìn)入錄制宏?duì)顟B(tài)。接著可做以下幾步操作:
1. 刪除段首空格
(1)按“Ctrl+Home”鍵,將光標(biāo)移到段首,按回車鍵在段首插入一個(gè)段落標(biāo)記。
(2)單擊“編輯/替換”,打開“替換”對(duì)話框,設(shè)定“查找內(nèi)容”為“^p ”(“^p”為段落標(biāo)記,后面跟一個(gè)中文空格),“替換為”設(shè)為“^p”,“搜索范圍”為“全部”,然后單擊[全部替換]按鈕。替換結(jié)束后,再次單擊此按鈕,這樣可刪除段首的連續(xù)兩個(gè)中文空格。
。3)將“查找內(nèi)容”改為“^p ”(“^p”后跟一個(gè)英文空格),“替換為”和“搜索范圍”不變,然后單擊四次[全部替換]按鈕,這樣可刪除段首的連續(xù)四個(gè)英文空格。替換結(jié)束后單擊[關(guān)閉]按鈕退出對(duì)話框。
2. 設(shè)置首行縮進(jìn)兩字符,行距調(diào)整為單倍行距
。1)按“Ctrl+A”選定全文。
。2)單擊“格式/段落”,在彈出的對(duì)話框中設(shè)定“首行縮進(jìn)”兩字符,行距為“單倍行距”,然后單擊[確定]退出對(duì)話框。
3. 設(shè)置字體
(1)單擊“格式/字體”,在彈出的字體對(duì)話框中設(shè)置宋體、小四號(hào),再單擊[確定]退出對(duì)話框。
。2)按“Ctrl+Home”鍵將光標(biāo)移到段首,再按“Delete”鍵刪除段首的一個(gè)空行。
。3)單擊“格式/段落”,在彈出的對(duì)話框中設(shè)定“首行縮進(jìn)”為“無”,“對(duì)齊方式”為“居中”,然后單擊[確定]退出對(duì)話框。
。4)按“Shift+End”鍵選中第一行,然后單擊“格式/字體”,在彈出的字體對(duì)話框中設(shè)置黑體、三號(hào),再單擊[確定]退出對(duì)話框。
(5)按“Home”鍵取消選定。
4. 設(shè)置頁(yè)面
單擊“文件/頁(yè)面設(shè)置”,在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中設(shè)定紙張大小為“19.5×27厘米”(即16開紙),上下左右邊界分別設(shè)為“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米,然后單擊[確定]關(guān)閉對(duì)話框。
在完成以上操作后,單擊[停止錄制宏]按鈕結(jié)束宏的錄制,這樣全部工作就完成了。
現(xiàn)在,你隨便打開一個(gè)文檔,然后單擊[統(tǒng)一格式]按鈕,格式不一的文檔會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)為你預(yù)設(shè)的格式(如段首還有空格,可再次單擊[統(tǒng)一格式]按鈕去除)。用這種方法,我們還可輕松處理從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制到的文檔呢,是不是很方便?