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Outlook2002的八個經(jīng)典技巧

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-10
一、郵件保存為約會

  我們經(jīng)常碰到這樣的情況,收到一封郵件,必須在若干天之后才能回復(fù),但是又怕到時候忘記。這時你可以用Outlook 2002的定時提醒功能來解決這個問題,將收到的郵件從“收件夾”中拖動到“日歷”目錄中,在彈出的約會設(shè)置對話框中為這個約會設(shè)置日期和時間。到時候Outlook2002就會彈出提醒窗口通知你處理郵件。如圖 1。


 
圖 1



  二、Outlook 2002自動回復(fù)

  通常自動回復(fù)都是收費(fèi)信箱提供的服務(wù),你以Web方式登錄登錄到信箱中才可以設(shè)置自動回復(fù),非常麻煩。其實(shí)完全不必繞那么大的彎子,Outlook 2002中就有現(xiàn)成的自動回復(fù)功能,而且功能強(qiáng)大,它可以識別來信人,進(jìn)行不同的回復(fù),讓你的自動回復(fù)不再千遍一律,叫人一眼識破。

  1)新建消息模板

  新建一個新郵件,輸入自動回復(fù)的內(nèi)容,用文件另存為保存為Outlook 2002模板,如圖 2。注意:如果你用Word作為默認(rèn)的郵件編輯器,不能將郵件另存為Outlook 2002模板,必須關(guān)閉Word作為默認(rèn)的郵件編輯器,方法是打開“工具->選項->郵件格式”將“用Word作為郵件編輯器”前的勾號清除。如果你想對不同的郵件使用不同的自動回復(fù)內(nèi)容,可以多建立幾個模板。Outlook模板文件的擴(kuò)展名為.oft。

2)建立自動回復(fù)規(guī)則

  打開菜單“工具->規(guī)則向?qū)?rdquo;(如果你在工具菜單下找不到規(guī)則向?qū)В垖?dāng)前文件夾切換至收件夾)。單擊“新建”,選擇“由空白規(guī)則創(chuàng)建”,再選擇“郵件到達(dá)時檢查”,單擊下一步。在這一步將選擇規(guī)則,比如我們選擇“發(fā)件人為個人或通訊組列表”,表示如果郵件是來自我的一個聯(lián)系人的,那么將進(jìn)行自動回復(fù)。單擊下面的連接對這個規(guī)則進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化,選擇一個或者多個聯(lián)系人,如圖 3。


 
圖 3


  進(jìn)入下一步選擇規(guī)則滿足時的動作,選擇使用“特定模板回復(fù)”,找到前面建立的Outlook模板文件,如圖 4。


 
圖 4


  3)如果要關(guān)閉一個自動回復(fù)可以在規(guī)則向?qū)е星宄?guī)則前的復(fù)選框

三、將Outlook 2002便簽加到桌面上

  Outllook中的便簽是實(shí)用的,可以用來隨手記錄一些臨時性的東西。但是不論新建還是查看都要打開Outlook 2002就顯得不是很方便了。因?yàn)镺utlook 2002啟動速度較慢,而且很消耗系統(tǒng)資源。我們可以將便簽放到桌面上來,步驟如下:

  1、在桌面上右擊鼠標(biāo)選擇“新建->快捷方式”

  2、設(shè)置快捷方式的路徑為:"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\OUTLOOK.EXE" /c ipm.stickynote。如圖5。
  



圖 5


  雙擊這個快捷方式就可以直接新建一個便簽,輸入文本后按左上方的關(guān)閉按鈕時便簽會自動保存。如圖6。



圖 6

四、同時保存多個附件

  我們都知道在電子郵件的附件上右擊鼠標(biāo)選擇“保存”可以將附件保存為本地磁盤的文件,但是如果附件有幾十個,那還不得活活累死!不過沒關(guān)系,我們可以選擇郵件,然后打開菜單“文件->保存附件”,然后在彈出的對話框中按住Ctrl選擇需要保存的附件文件就可以了,如圖 7。



圖 7



  五、讓日歷只顯示重要的日期

  通常Outlook 2002的日歷都是顯示連續(xù)的日期的,比如一個月、一個星期等等,如果有重要安排的兩個日子之間隔的時間比較長,日歷上就不能同時顯示出來,要是誤了事可就麻煩了。這時我們可以使用一個小技巧讓Outlook 2002的日歷顯示不連續(xù)的重要的日期。首先單擊選擇第一個重要日期,然后按住Ctrl鍵依次單擊其他的重要日期即可。注意重要日期最多只能顯示14個,如圖 8。



圖 8


  除此之外,在日歷中按住Alt鍵再按下數(shù)字鍵可以對日歷中顯示的項目進(jìn)行調(diào)整,比如按住Alt+3可以讓日歷中同時顯示三天的安排,依此類推

六、使用vCard發(fā)送電子名片

  vCard是目前互聯(lián)網(wǎng)上交換電子名片的標(biāo)準(zhǔn)格式,Outlook2002提供了對vCard的直接支持,不過很多人都忽視了vCard作用。其實(shí)如果你將個人的聯(lián)系信息填入一個vCard作為附件發(fā)送給別人,別人就可以將這個電子名片直接加入Outlook聯(lián)系人,不需要進(jìn)行任何額外的輸入。當(dāng)然,前提是對方必須也使用Outlook。

  建立vCard的步驟是:

  1、將自己的聯(lián)系信息新建為一個聯(lián)系人

  2、打開菜單“工具->選項”,選擇“郵件格式”頁

  3、在簽名下方單擊“簽名”按紐,然后再選擇“新建”按鈕

  4、在簽名向?qū)е,單?ldquo;聯(lián)系人的新vCard”,選擇在第1步中建立的聯(lián)系人并確定

  完成以上設(shè)置后,你發(fā)送出去的郵件會自動附加一個擴(kuò)展名為.vcf的文件。圖 9。



圖 9

七、找出最浪費(fèi)空間的郵件

  每當(dāng)要進(jìn)行Outlook 2002清理工作的時候,面對成百上千的文件,到底哪些郵件是侵占空間的罪魁禍?zhǔn)啄兀恳粋一個打開郵件顯然是不現(xiàn)實(shí)的,我們不妨使用Outlook 2002的查找功能來找出這些文件。步驟如下:

  1、打開菜單“工具->高級查找”,選擇“其他選項”頁

  2、在“查找”中單擊“郵件”

  3、在大小中選擇“大于”,然后輸入一個數(shù)字,比如1024(表示1024KB)

  4、單擊“搜索”,這樣就可以找出所有大小超標(biāo)的郵件來,刪除這些文件是騰出空間的最佳方式。圖 10。



圖 10


  如果你要定期進(jìn)行這樣的查找工作,可以在查找結(jié)束之后,選擇“文件->另存為”將查找設(shè)置保存為一個快捷方式,以后只要打開快捷方式就可以立刻進(jìn)行Outlook 2002清理,而且不用啟動Outlook 2002。圖 11。



圖 11

八、尋找相關(guān)郵件

  有時候我們處理一件事情會來來往往很多郵件,這些郵件在信箱里通常會亂作一團(tuán)。這時我們可以使用“查找相關(guān)郵件”功能將相關(guān)郵件進(jìn)行分組。首先選擇一封郵件,打開菜單“動作->查找全部->相關(guān)郵件”即可找到和這封郵件相關(guān)的所有郵件。

  另外查找相關(guān)郵件還有一個更加簡便的方法,當(dāng)打開一個已經(jīng)被回復(fù)了的郵件時,在郵件查看窗口上方就會有一個黃色的信息條顯示回復(fù)這個郵件的時間,同時提供了一個找到所有相關(guān)郵件的快捷方式,單擊這個快捷方式就可以查找所有的相關(guān)郵件了。圖 12。



圖 12

 
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