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Excel2002制作自動記錄的考勤表

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15
 單位傳統(tǒng)的考勤登記方式有工作量大、出錯幾率高、統(tǒng)計分析麻煩等特點,現(xiàn)在已經(jīng)進入了信息時代,為何不用電腦來幫我們進行考勤呢?用Excel 2002制作簡單、快捷、準(zhǔn)確的考勤表,你就能切身體會到信息時代的方便與快捷。

  一、基本框架設(shè)置

  首先要進行的工作當(dāng)然就是新建工作簿,在工作表中輸入姓名、日期,制訂考勤表的基本框架。

  1.啟動Excel 2002,新建一個工作簿,命名為“2004年員工考勤表”,在工作簿中建立12個工作表。  

  2.在當(dāng)月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”,在A2單元格中輸入第1個員工的姓名,接著選擇A2、A3單元格,然后單擊“合并及居中”按鈕將兩個單元格合并為1個單元格,按照以上方法錄入其他員工的姓名(如圖1)。

  
Excel2002制作自動記錄的考勤表



  3.在單元格C1中輸入“7-1”,程序?qū)⒆詣愚D(zhuǎn)成“7月1日”(這里假定考勤從7月1日開始)。用鼠標(biāo)點選單元格C1,并移動鼠標(biāo)到單元格的右下角,待出現(xiàn)實心“十”字的填充柄后,按住左鍵拖動到需要的位置,這樣在7月1日后便形成了一個日期序列! 

  4.單擊日期序列最后的“自動填充選項”智能填充標(biāo)記,在彈出來的菜單中點選“以工作日填充”項,程序便自動將星期六、日去掉,不記入考勤日期! 

  5.選中整個日期行,在“單元格格式”對話框中點選“數(shù)字”選項卡。在“分類”列表中點選“自定義”項,在類型框中輸入“d"日"”,然后單擊“確定”按鈕。

  四、記錄出勤

  選中待插入上下班時間的單元格,單擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。在單擊“上班”、“下班”按鈕時會返回很長一串?dāng)?shù)字,其實我們只需輸入諸如“13:30”這樣的時間即可。單擊“格式→單元格”菜單項,在彈出來的“單元格格式”對話框中點選“數(shù)字”選項卡,在分類框中點選“時間”,在“類型”框中點選“13:30”,最后單擊“確定”即可。

  要把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時間數(shù)值,否則當(dāng)公式被重新計算后,其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格,單擊右鍵選擇“復(fù)制”,點選“編輯→選擇性粘貼”菜單項,在“選擇性粘貼”對話框中選中“數(shù)值”項,然后單擊“確定”。  

  五、統(tǒng)計結(jié)果

  1.在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統(tǒng)計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并,使之對應(yīng)于姓名行(如圖5)。

  

Excel2002制作自動記錄的考勤表



  圖5 創(chuàng)建相關(guān)統(tǒng)計項目

  2.單擊單元格Y2,然后鍵入公式“=COUNTIF(C2:X2,">8:30")”(這里假設(shè)上班時間為8:30),并按回車鍵,Z2單元格中便會出現(xiàn)選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數(shù)。同理在Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,">17:00")”(假設(shè)下班時間為17:00),并按回車鍵,Z2單元格中便會出現(xiàn)選中員工所有早于17:00下班的工作日天數(shù)。  

  3.單擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”,并按回車鍵確認,AB2單元格中便出現(xiàn)了選中員工本月的事假次數(shù)! 

  4.其他人的統(tǒng)計方法可以利用Excel的公式和相對引用功能來完成。  

  5.單擊“工具→選項”菜單項,在彈出的對話框中點選“重新計算”選項卡,并單擊“重算活動工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統(tǒng)計出來了。

 
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