第五講、目錄提取
概要:目錄的提取與刷新
關(guān)于目錄,大家一定不會感到陌生,但說到目錄的提取,或許有人會感到惘然。的確,很多人習慣的是手工輸入目錄,所以他們一般不會去思索該如何有效率地生成目錄。手工輸入雖然直接,但缺點也是顯而易見的,就是編排與更新比較麻煩。
有鑒于此,為了提高辦公效率,深感有必要學會如何制作目錄,而WPS Office具有目錄提取功能,為生成目錄提供了很大的便利。
在上一講中,我們提到了“樣式”這個概念,并且講解了其應(yīng)用。在WPS Office中,你會發(fā)現(xiàn)目錄和樣式恍若孿生兄弟,它們緊密地結(jié)合在一起。在很多情況下,WPS Office即以文檔中的樣式為依據(jù)提取并生成目錄。
一、根據(jù)樣式提取目錄
當文檔完成之后,最簡單的編排方法,就是使用“樣式”對文章標題與正文作設(shè)置,比如說文章的標題可設(shè)為“文章總標題”,段落標題可設(shè)為“章標題”或“小節(jié)標題”,文檔內(nèi)容可設(shè)為“正文”。
提醒:依據(jù)樣式提取目錄的優(yōu)先次序是:文章總標題>>文章副標題>>章標題>>小節(jié)標題>>正文
如此操作完成之后,執(zhí)行“插入”菜單之中的“目錄”命令,彈出一個“插入目錄”窗口,由此可見提取目錄文章有兩種方式,默認就是根據(jù)樣式提取,“目錄級數(shù)”一般設(shè)為3也就夠用了。此外,還有“插入位置”、“自動插入分頁符”、“包括頁號”等選項,就按默認的設(shè)置即可。
圖1:依據(jù)樣式提取目錄
確認后目錄就會被自動提取并插入到文章的最前面。與此同時,文檔左側(cè)會出現(xiàn)一個目錄窗口,清楚地顯示出已經(jīng)提取的目錄項。
圖2:目錄窗口
二、根據(jù)屬性提取目錄
如果文檔內(nèi)容不是以樣式編排的,此時依據(jù)樣式無法提取出目錄,只能采取第二種方式——依據(jù)屬性提取目錄。
圖3:根據(jù)屬性提取目錄
照上圖選擇后點“確定”,出現(xiàn)一個新的提取窗口,先是提取文章標題,將光標定位于文章標題上,按“提取”后,再點“下一步”繼續(xù)。
圖4:提取標題
現(xiàn)在提取第1級標題,將光標移至想定義的文字前,方法同上。
圖5
注意:采用這種方式要求文檔段落的格式統(tǒng)一,若同一段落的字體、字號花樣繁多,則有可能無法提取出正確的目錄。
同理,提取第2級標題。
圖6
……
提取完成點“確定”按鈕,最終得到自動生成的目錄。與第一種方法一樣,文檔左側(cè)也會出現(xiàn)一個目錄窗口,同時文章中所有被提取成目錄的段落文字由其他樣式變?yōu)橄鄳?yīng)的標題樣式,若再次提取目錄可直接根據(jù)樣式提取。
三、目錄的刷新
生成目錄之后,如果對文檔作了修改,影響到了定義為目錄的標題或章(節(jié))標題,那就要刷新目錄,以保證目錄能夠正確反映文檔內(nèi)容。此時就用到左側(cè)的“目錄”窗口了,在其中點擊鼠標右鍵,選擇“刷新目錄”,接著按提示做就可以自動刷新了。
圖7:刷新目錄
雖然目錄提取平常較少用,但遇到處理篇幅較長的文檔(如書稿)的時候,如果能善于利用,將會免卻許多不必要的麻煩