第一章 總 則
第一條 為規(guī)范物料的計(jì)劃、采購、倉儲(chǔ)、出入庫等內(nèi)部管理流程,控制存貨采購成本,防范存貨呆滯積壓的損失風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)公司經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高,特制定本制度。
第二條 本制度中存貨范圍是公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)或銷售而儲(chǔ)存的各種有形資產(chǎn),包括原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料。
第三條 存貨管理的一般原則:
1、計(jì)劃性原則 存貨的采購、生產(chǎn)領(lǐng)用應(yīng)按已審批的計(jì)劃進(jìn)行;
2、合同控制原則 除臨時(shí)性的零星采購?fù),所有存貨采購均?yīng)先簽訂合同,并按審批程序報(bào)批后方可實(shí)施;
3、職責(zé)分離原則 存貨管理的不相容職務(wù)應(yīng)實(shí)行部門或崗位的職責(zé)分離,如存貨的計(jì)劃與采購,采購與價(jià)格(合同)批準(zhǔn),采購與入庫(驗(yàn)收),倉管與財(cái)務(wù)記錄,銷售與倉管,收、付款與賬務(wù)處理等實(shí)行分離;
4、憑證記錄原則 存貨的收、發(fā)、轉(zhuǎn)移等應(yīng)有相關(guān)憑證記錄;PMC管理
5、賬實(shí)相符原則 存貨的會(huì)計(jì)記錄應(yīng)與實(shí)際的數(shù)量、品質(zhì)、狀態(tài)相一致。
第二章 職責(zé)劃分
第四條 存貨管理中倉儲(chǔ)部門的責(zé)任劃分
① 以“定貨通知單”為依據(jù)對(duì)存貨辦理驗(yàn)收入庫;
② 通知質(zhì)檢部門及時(shí)檢驗(yàn);
③ 打印“收料報(bào)告單”并提交審核簽字;
④ 制作登記“物料存卡”;
⑤ 拒收料的堆放及備查;
⑥ 編制及保送“倉存日?qǐng)?bào)表”;
⑦ 依據(jù)“定額”或“超定額”、“補(bǔ)充領(lǐng)料單”發(fā)料;
第五條 生產(chǎn)部門職責(zé)劃分
①編制月度(季、年)物料需求計(jì)劃;
②對(duì)采購部門采購實(shí)績的考核;
③編制外協(xié)件的需求計(jì)劃;
④臨時(shí)性采購計(jì)劃的下達(dá)及審批;
⑤生產(chǎn)領(lǐng)料單的制作及下達(dá);
⑥“超定額”或“補(bǔ)充領(lǐng)料單”的審批及下達(dá);
⑦參與合格供應(yīng)商的評(píng)審;
⑧參與對(duì)生產(chǎn)環(huán)節(jié)物料及半成品的盤點(diǎn)分析。
第六條 采購部門職責(zé)劃分
①依據(jù)“物料需求計(jì)劃”擬訂“采購合同”;
②分解“月度采購計(jì)劃”;
③下達(dá)“訂貨通知單”;
④對(duì)市場價(jià)格調(diào)整的收集處理;
⑤對(duì)“訂貨調(diào)整(取消)通知書”的處理及執(zhí)行;
⑥協(xié)助物管及質(zhì)檢部門對(duì)存貨進(jìn)行驗(yàn)收入庫;
⑦訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn);
⑧發(fā)票及貨款跟進(jìn);
⑨參與“合格供應(yīng)商”的評(píng)審工作;
⑩設(shè)定采購周期,達(dá)到經(jīng)濟(jì)訂貨量的要求;
⑾其他物料的采購工作。
第七條 財(cái)務(wù)部門職責(zé)劃分
PMC管理
①月(季、年)物料需求計(jì)劃的審核;
②根據(jù)采購資金需求計(jì)劃籌集資金;
③入庫物料數(shù)量的核對(duì);
④發(fā)票及有關(guān)入庫手續(xù)的審核結(jié)算;
⑤物料價(jià)格監(jiān)控及差異分析;
⑥經(jīng)濟(jì)存貨量的考核;
⑦參與合格供應(yīng)商的評(píng)審;
⑧參與臨時(shí)性采購計(jì)劃的審批;
⑨參與對(duì)采購部門采購實(shí)績的考核;
⑩負(fù)責(zé)組織對(duì)存貨的盤點(diǎn),并對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析。
第三章 供應(yīng)商管理
第八條 供應(yīng)商優(yōu)化管理
供應(yīng)商優(yōu)化屬品質(zhì)部重要職責(zé)之一,品質(zhì)部應(yīng)主導(dǎo)推動(dòng)供應(yīng)商優(yōu)化工作,對(duì)供應(yīng)商優(yōu)化,并有足夠的否決權(quán)和調(diào)整權(quán),制造、財(cái)務(wù)等部門須積極配合。
第九條 合格供應(yīng)商評(píng)定
1、項(xiàng)目投產(chǎn)初期,由品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織收集、篩選有關(guān)供應(yīng)商資料,并組織技術(shù)、制造、財(cái)務(wù)等有關(guān)部門進(jìn)行審評(píng),編制《合格供應(yīng)商清單》,并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行,制造部據(jù)此采購,財(cái)務(wù)部據(jù)此驗(yàn)收付款結(jié)算。
2、生產(chǎn)經(jīng)營初期,每月由品質(zhì)部組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審,優(yōu)勝劣汰,重新編制《合格供應(yīng)商清單》。待合格供應(yīng)商逐漸穩(wěn)定后,每半年評(píng)審一次。
第十條 臨時(shí)新增供應(yīng)商評(píng)定
1、當(dāng)合格供應(yīng)商無法滿足新的物料需求或無法達(dá)到公司對(duì)現(xiàn)供物料在品質(zhì)、價(jià)格、供貨期等方面的要求時(shí),采購員及其他有關(guān)部門需新增供應(yīng)商時(shí),由需求人員提供物料清單或新增加的供應(yīng)商名單,交品質(zhì)部初評(píng);
2、初評(píng)合格后,由采購員聯(lián)系供應(yīng)商提供所需物料樣品及供應(yīng)商資料;
3、技術(shù)部門對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè)合格后交品質(zhì)部確認(rèn);
4、品質(zhì)部對(duì)供應(yīng)商情況進(jìn)行評(píng)估和評(píng)審,并組織技術(shù)、制造、財(cái)務(wù)部商談價(jià)格及服務(wù);
5、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的新增供應(yīng)商由財(cái)務(wù)部納入合格供應(yīng)商系統(tǒng)中,進(jìn)行編碼;未經(jīng)審批程序采購物料拒絕檢驗(yàn)入庫,拒絕付款。
第四章 存貨采購計(jì)劃
第十一條 采購計(jì)劃是存貨管理的首要環(huán)節(jié)和重要環(huán)節(jié),加強(qiáng)計(jì)劃管理是加強(qiáng)存貨管理,提高存貨周轉(zhuǎn)速度的主要手段,采購計(jì)劃分為季度、月度采購計(jì)劃及臨時(shí)性采購計(jì)劃。
第十二條 季度(半年)物料需求計(jì)劃
制造部根據(jù)每年初公司制定的有關(guān)年度生產(chǎn)計(jì)劃大綱,以及對(duì)生產(chǎn)情況的合理預(yù)計(jì),作出“季度(半年)物料需求計(jì)劃”,并提交總經(jīng)理審批。采購部門依據(jù)該計(jì)劃及《合格供應(yīng)商名單》擬定“采購合同”!安少徍贤笔枪九c供應(yīng)商簽訂的意向性采購計(jì)劃書,一般每季度(或半年)簽訂一次。具體執(zhí)行合同標(biāo)的以公司發(fā)出的“訂貨通知單”為準(zhǔn)。
采購部門將擬定的“采購合同”連同“季度(或半年)物料需求計(jì)劃”、“采購合同審批表”依次提交制造部長、財(cái)務(wù)部門審核并呈總經(jīng)理審批后方可與供應(yīng)商正式簽訂。
采購部門應(yīng)對(duì)合同的全部內(nèi)容負(fù)責(zé),制造部主要審核合同的計(jì)劃性,財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)審核價(jià)格,總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同的批準(zhǔn)確認(rèn)。
第十三條 月度采購計(jì)劃.
采購部門依“月度生產(chǎn)計(jì)劃”及技術(shù)工藝部門制定的材料工藝定額標(biāo)準(zhǔn),考慮采購周期生產(chǎn)和倉庫庫存動(dòng)態(tài)情況,結(jié)合公司的零部件加工能力,合理編制“月度采購計(jì)劃”。報(bào)制造部長及財(cái)務(wù)部門審核后呈總經(jīng)理批準(zhǔn),與“采購合同”共同作為采購實(shí)施的依據(jù)。
第五章 采購價(jià)格的確定及訂單審批
第十四條 以制造部長和采購員為主,財(cái)務(wù)部參與供應(yīng)商采購價(jià)格談判;
第十五條 制造部根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià),提出意見,交由品質(zhì)部門會(huì)簽,財(cái)務(wù)部審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),然后由供應(yīng)商簽字蓋章確認(rèn)生效;
第十六條 未經(jīng)總經(jīng)理審批的價(jià)格無效,財(cái)務(wù)部應(yīng)拒絕付款。
第十七條 采購訂單的審批流程:
1、一般情況下,要求采購價(jià)格協(xié)議簽署后方可下達(dá)采購訂單,特殊情況下可先采購,再定價(jià),但定價(jià)時(shí)間不得超過物料入庫起算30天。
2、采購員根據(jù)計(jì)劃編制采購訂單。
3、采購訂單由制造部長審核,報(bào)主管副總經(jīng)理審批執(zhí)行,并報(bào)由品質(zhì)部、財(cái)務(wù)部備案。
4、對(duì)違反上述審批權(quán)限的采購訂單,倉管員不得辦理入庫手續(xù)。
第六章 存貨采購實(shí)施
第十八條 下達(dá)“訂貨通知單”
日常采購實(shí)施采用“訂貨通知單”形式。“訂貨通知單”是公司與供應(yīng)商簽訂的“采購合同”的實(shí)際履行文件,也是公司倉庫允許收料、財(cái)務(wù)同意結(jié)算的必要依據(jù)之一。
采購部門依生產(chǎn)計(jì)劃和已簽訂的“采購合同”、倉庫實(shí)際庫存動(dòng)態(tài)及公司訂貨批量政策,將“月度采購計(jì)劃”分解到各供應(yīng)商,發(fā)出“訂貨通知單”。
“訂貨通知單”需分年度連續(xù)編號(hào),呈制造部長審批。然后以傳真或其他由供應(yīng)商簽收確認(rèn)的形式發(fā)出。
第十九條 定貨數(shù)量及價(jià)格的確定
“訂貨通知單”累積訂貨數(shù)量一般不得超出“采購合同”。因生產(chǎn)原因確需超過,需呈總經(jīng)理特別批準(zhǔn)并補(bǔ)簽合同。
“訂貨通知單”價(jià)格不得高于采購合同規(guī)定的價(jià)格。如市場價(jià)格已低于合同價(jià)格,采購部門必須按新的市場價(jià)格發(fā)出“訂貨通知單”;如市場價(jià)格已超出合同價(jià)格且供應(yīng)商特別要求的情況下,可依核價(jià)程序呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后執(zhí)行。
非特殊情況不允許發(fā)出無價(jià)格“訂貨通知單”。
第二十條 訂貨的調(diào)整、取消
如因生產(chǎn)計(jì)劃的變更等原因需調(diào)整或取消訂貨,采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系,發(fā)出“訂貨調(diào)整(取消)通知書”。
對(duì)訂貨的調(diào)整、取消,應(yīng)盡一切努力爭取供應(yīng)商的配合、支持。如供應(yīng)商不考慮我方實(shí)際執(zhí)意要繼續(xù)執(zhí)行,則執(zhí)行完該訂單后,暫停訂貨。待來年進(jìn)行合格供應(yīng)商年審時(shí)取消其資格。采購部門日常發(fā)出訂單時(shí)應(yīng)考慮此因素,盡量將訂單做細(xì),以避免囤積物料。
第七章 存貨的檢驗(yàn)和入庫
第二十一條 物料驗(yàn)收入庫原則
①公司所有物料都必須由倉庫辦理驗(yàn)收入庫手續(xù),除辦公用品等公司另有規(guī)定的以外,其他任何部門均不得代替?zhèn)}庫驗(yàn)收。
②除特殊采購或公司另有規(guī)定的以外,所有采購物料的實(shí)物入倉必須以“訂貨通知單”為允收依據(jù)。無“訂貨通知單”倉庫不得辦理進(jìn)倉手續(xù)。
③未經(jīng)質(zhì)檢部門判定為合格品的物料不得驗(yàn)收入庫。倉庫應(yīng)將供應(yīng)商送來的經(jīng)質(zhì)檢部門判定為不合格品的物料置放于待退料區(qū)并做明顯標(biāo)識(shí),不合格物料嚴(yán)禁發(fā)出使用,嚴(yán)禁與合格品混雜堆放。
第二十二條 驗(yàn)收、入帳流程
對(duì)供應(yīng)商送交的物料,倉管員應(yīng)根據(jù)“訂貨通知單”及送貨單位開具的正規(guī)的“送貨單”,仔細(xì)核對(duì)物料品名、規(guī)格、包裝、數(shù)量,確認(rèn)無誤后在“送貨單”上簽名,并分別按以下情況處理:
①對(duì)當(dāng)天能辦妥質(zhì)檢手續(xù)且質(zhì)量和數(shù)量都符合要求的物料,倉管員應(yīng)及時(shí)將“送貨單”連同質(zhì)檢報(bào)告提交倉庫總部,由倉庫總部電腦輸單員打印“收料報(bào)告單”(注:應(yīng)注明質(zhì)檢報(bào)告單號(hào)),并由倉管員在“收料報(bào)告單”上簽收后提交倉庫主管簽名確認(rèn)。倉管員憑“收料報(bào)告單”及時(shí)登記“物料存卡”!拔锪洗婵ā币糜谖锲凤@眼位置。
②對(duì)當(dāng)天不能辦妥質(zhì)檢手續(xù)的,由倉管員在“送貨單”上加蓋“未質(zhì)檢”,暫按包裝收件,請(qǐng)供應(yīng)商在3天內(nèi)持本單到本公司倉庫換領(lǐng)正式“收料報(bào)告單”。
對(duì)未開“收料報(bào)告單”或其他原因暫存于本公司(但未入電腦帳)且尚未退回、處理的物料,倉庫需用明顯的標(biāo)識(shí)與正常物料相區(qū)別,并設(shè)立專門的備查簿進(jìn)行登記。
供應(yīng)單位換領(lǐng)“收料報(bào)告單”時(shí),倉庫應(yīng)要求與經(jīng)辦人在“收料報(bào)告單”結(jié)算聯(lián)和倉庫聯(lián)備注欄簽名并注明換領(lǐng)日期。
③各倉庫的倉管員應(yīng)將每日的收料情況登錄于電腦“倉存日?qǐng)?bào)表”,還應(yīng)同時(shí)登錄上月結(jié)存、當(dāng)日進(jìn)入、當(dāng)月累計(jì)進(jìn)入、當(dāng)日發(fā)出、當(dāng)日結(jié)存等詳細(xì)數(shù)據(jù)。
第八章 采購結(jié)果的跟進(jìn)、考核
第二十三條 訂單執(zhí)行情況跟進(jìn)
采購部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢報(bào)告、倉庫日?qǐng)?bào)表等及時(shí)跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況,采用“訂單執(zhí)行情況登記表”形式管理。對(duì)無訂單送貨不得辦理入庫手續(xù)。對(duì)生產(chǎn)中臨時(shí)采購的急需物料,必須經(jīng)制造部長及財(cái)務(wù)部長審批方可購買,驗(yàn)收入庫,月終對(duì)無定單庫存需盤點(diǎn)考核,對(duì)無定單庫存比例上升的原因要由生產(chǎn)計(jì)劃部門作出分析,調(diào)整采購計(jì)劃,提出改進(jìn)措施。
第二十四條 貨款結(jié)算跟蹤
采購部門與財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)貨款結(jié)算的跟蹤。其中采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)合同、訂單及訂單執(zhí)行進(jìn)度、發(fā)票收取和已付貨款等情況提出資金需求計(jì)劃和付款申請(qǐng);財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核對(duì)已收物料及相應(yīng)發(fā)票、已付貨款數(shù),對(duì)付款申請(qǐng)簽署審核意見。
第二十五條 存貨周轉(zhuǎn)管理及考核
根據(jù)生產(chǎn)特點(diǎn),存貨周轉(zhuǎn)期超過三個(gè)月或自采購入庫之日連續(xù)一個(gè)月未使用的存貨既視同呆滯品,由財(cái)務(wù)部對(duì)采購部門提出預(yù)警,按照呆滯物料管理辦法進(jìn)行考核。
第九章 訂貨批量及采購周期
第二十六條 采購部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)各種物料分類設(shè)定采購周期,并考慮××行業(yè)的特點(diǎn),及資金、采購成本等因素,設(shè)定最高存量、最低存量、經(jīng)濟(jì)批量等指標(biāo)值。日常采購盡量按最優(yōu)經(jīng)濟(jì)批量組織。
第十章 存貨領(lǐng)用及發(fā)放
第二十七條 生產(chǎn)定額領(lǐng)料
制造部每日向車間下達(dá)“每日生產(chǎn)通知單”的同時(shí),依“每日生產(chǎn)通知單”的排產(chǎn)數(shù)量和工藝技術(shù)部門制定的工藝定額標(biāo)準(zhǔn),編制、打印“生產(chǎn)定額領(lǐng)料單”。
“生產(chǎn)定額領(lǐng)料單”經(jīng)制造部部長或其授權(quán)人簽署批準(zhǔn)后,隨“生產(chǎn)通知單”同時(shí)下達(dá),作為倉庫定額發(fā)料的唯一憑證。
對(duì)于某些難以分批領(lǐng)用或分批領(lǐng)用難以適用于生產(chǎn)的物料,允許按月度排產(chǎn)計(jì)劃分批領(lǐng)用。
第二十八條 超定額領(lǐng)料
車間因加工報(bào)廢、超定額損耗等責(zé)任原因需超定額領(lǐng)料的,須填制“超定額領(lǐng)料單”辦理。
“超定額領(lǐng)料單”由車間主任簽署并報(bào)制造部,核準(zhǔn)后交倉庫發(fā)料。
第二十九條 補(bǔ)充領(lǐng)料
生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量不合格并將不合格材料退回倉庫后,車間可憑倉庫已簽收的“生產(chǎn)退料單”填制“補(bǔ)充領(lǐng)料單”,辦理補(bǔ)充領(lǐng)料。
第十一章 存貨盤點(diǎn)制度
第三十條 各類存貨必須做到日清月結(jié),保管員每月對(duì)存貨明細(xì)帳及存貨卡進(jìn)行核對(duì),對(duì)實(shí)物進(jìn)行自查。財(cái)務(wù)部將不定期對(duì)各類存貨進(jìn)行抽查。
第三十一條 財(cái)務(wù)部將組織有關(guān)人員每半年對(duì)各類存貨進(jìn)行大盤點(diǎn),查找差異原因,對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處罰。
第三十二條 本制度自 年 月 日正式執(zhí)行。