如果說(shuō)企業(yè)的體系文件是樹(shù)干，那么每一個(gè)生產(chǎn)記錄就是一片樹(shù)葉。記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。記錄必須如實(shí)記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和最終狀態(tài)，真實(shí)、有效地反映企業(yè)質(zhì)量控制的狀況，同時(shí)也能為檢驗(yàn)檢疫人員的日常監(jiān)管和評(píng)審提供重要依據(jù)。
但在工作中，筆者常發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)即使有完備的體系文件，各項(xiàng)記錄表格齊全，但由于人員素質(zhì)或企業(yè)質(zhì)量控制能力等原因，現(xiàn)場(chǎng)記錄往往出現(xiàn)偏差，甚至虛假記錄，使記錄失去了應(yīng)有的作用，既影響了食品質(zhì)量監(jiān)控，也影響了檢驗(yàn)檢疫人員對(duì)食品質(zhì)量監(jiān)管和評(píng)審。因此，規(guī)范食品企業(yè)的質(zhì)量記錄管理很有必要。
記錄中常見(jiàn)的問(wèn)題
盲目記錄 記錄的設(shè)置目的、功能不明或者記錄不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應(yīng)付檢查。在監(jiān)管及評(píng)審中常發(fā)現(xiàn)企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到內(nèi)審和管理評(píng)審對(duì)于企業(yè)提高自身質(zhì)控能力的重要意義，為了應(yīng)付檢查而胡亂找?guī)讉�(gè)不痛不癢的問(wèn)題了事。
記錄混亂 記錄填寫(xiě)不規(guī)范，無(wú)審核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重，寫(xiě)錯(cuò)別字，語(yǔ)言表達(dá)不清，填寫(xiě)錯(cuò)誤。如：把豆豉的“豉”字寫(xiě)成了“鼓”字，樣板的“板”寫(xiě)成了“辦”。
保存松懈 保管存檔，責(zé)任不清，未作統(tǒng)一的規(guī)定。比如有關(guān)溫度的記錄未能按規(guī)定保管兩年以上。
記錄的設(shè)置
記錄的充分性和必要性 記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性的數(shù)據(jù)，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。為此，食品企業(yè)既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時(shí)又要對(duì)每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評(píng)審和取舍，選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化 記錄應(yīng)做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，清理廢除多余的,修改不適用的,沿用有價(jià)值的,增補(bǔ)必需的。
記錄的填寫(xiě)要求和注意事項(xiàng)
記錄用筆要求 記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，這些筆能夠確保記錄不易褪色，不應(yīng)用紅筆或鉛筆。另外，盡量選用不帶筆帽的記錄筆，以避免筆帽脫落或丟失而在生產(chǎn)中引入物理雜質(zhì)。
記錄的原始性和真實(shí)準(zhǔn)確性 記錄要保持現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作，如實(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確地記載質(zhì)量信息，才能為有效地運(yùn)行企業(yè)的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù)，因此，企業(yè)要教育QC、QA填寫(xiě)記錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真，記錄不可以重新抄寫(xiě)和復(fù)印，更不可加以修飾和裝點(diǎn)。
記錄的清晰準(zhǔn)確 記錄的語(yǔ)言和用字都要規(guī)范，不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。既減少記錄人員的工作量，又能表達(dá)明確的意思，讓審核者或檢查人員一目了然。
筆誤的處理 記錄填寫(xiě)出現(xiàn)筆誤是不可避免的，但不要在筆誤處亂寫(xiě)亂畫(huà)，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理方法是：在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，畫(huà)一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值，同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名，并寫(xiě)上日期。
空白欄目的填寫(xiě) 有些記錄在運(yùn)作的情況下無(wú)內(nèi)容可填，此時(shí)空白欄目的填寫(xiě)方法是在空白的適中位置畫(huà)一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無(wú)內(nèi)容可填，就以一橫線代之;如果縱向有幾行均無(wú)內(nèi)容填寫(xiě)，亦可用一斜線代之，但不可以用省略號(hào)或波浪線。
簽名要求 記錄中會(huì)包含各種類型的簽名，有現(xiàn)場(chǎng)操作后的簽名，有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽名，這些簽名都是權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分。企業(yè)應(yīng)將簽名加以備案，并規(guī)定簽名權(quán)限。如簽名有省略或以其他語(yǔ)言文字代替，則應(yīng)在備案中加以特殊說(shuō)明。
記錄的管理和控制
記錄的標(biāo)識(shí) 應(yīng)具有惟一性標(biāo)識(shí)，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào)。標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號(hào)、版本號(hào)、表號(hào)、頁(yè)號(hào)等。
記錄的儲(chǔ)存和保管 記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷保管。記錄的保管由專人或?qū)ｉT(mén)的主管部門(mén)負(fù)責(zé)，應(yīng)建立必要的保管制度，保管方式方便檢索和取用，保管環(huán)境要適宜可靠。同時(shí)針對(duì)不同要求確定各類記錄的保存期限。
記錄的檢索 一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)往往涉及多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)行編目。編目具有引導(dǎo)和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對(duì)該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解。最好將記錄的查閱納入計(jì)算機(jī)管理。
記錄的處置 超過(guò)規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理，銷毀時(shí)應(yīng)有企業(yè)文件記錄管理的相關(guān)部門(mén)簽發(fā)銷毀許可并有現(xiàn)場(chǎng)銷毀記錄。