食品伙伴網(wǎng)服務號
當前位置: 首頁 » 質量管理 » ISO質量體系 » 正文

審核不是說說而已,這樣才能實現(xiàn)有效審核

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-03-08  來源:內審員培訓
核心提示:審核不是說說而已,這樣才能實現(xiàn)有效審核
   什么是審核的有效性?無論是內審員還是外審員,都建議收藏學習本文。
 
  一、有效開展審核的2個條件
 
  1、你對所審核領域的專業(yè)活動是明白的
 
  如果對你所審核的活動、過程、產(chǎn)品或服務一無所知,提供再詳細的檢查表也無法提高審核有效性,因為你除了照著檢查表念問題不敢有任何延伸的提問,因合格的審核員應對即將審核的領域應熟悉了解。
 
  2、你已是一個成熟的審核員
 
  不吹毛求疵,絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。
 
  例如,對于ISO9001的內審,某工位未制定作業(yè)指導書,就以此開不符合項就有些牽強。應基于風險的思維繼續(xù)審核以確認以下問題:
 
  ①該工序是否簡單?
 
 、谑欠袷欠侵匾ば?
 
 、蹎T工是否清楚如何操作?
 
 、茉摴ば蚴欠駨奈闯霈F(xiàn)過質量問題(可查詢制程異常清單等)。
 
  如果以上4個問題的答案均為“是”,則不建議開不符合項。別擔心不妥,對于只有1~2個步驟的簡單工序,就算編一個文件掛在那里,也不見得能提高什么,而且還會讓被審核方認為你是一個過于較真的人。
 
  注:以上“作業(yè)指導書”的問題對于IATF16949:2016的內審不適用,因為IATF16949:2016要求為每一個工序制定標準作業(yè)指導書,見8.5.1.2。它要求員工不僅會操作,而且要保證每一個員工在該工序的作業(yè)都是標準化、一致性的。
 
  但對于使用“已過校準有效期”的量具檢驗產(chǎn)品是一定要開不符合項的,這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風險。如果抽到的所有量具過期或未校準,那就是嚴重的不符合項了。
 
  二、審核清單
 
  1、一階段審核清單
 
  顧客資料:包括汽車顧客清單、汽車顧客特殊要求清單、與顧客簽訂的合同/協(xié)議等以及合同或協(xié)議的評審、連續(xù)12個月的訂單;
 
  體系策劃:過程控制清單、過程矩陣圖、過程關系圖、風險控制方案、程序文件清單、手冊、記錄清單;
 
  內部審核:包括體系審核、所有涉及到汽車產(chǎn)品制造的過程審核、所有汽車產(chǎn)品的產(chǎn)品審核;如內審方案、年度計劃、審核計劃、審核報告等;
 
  管理評審:評審計劃、評審報告等;
 
  過程績效指標:連續(xù)12個月的績效指標統(tǒng)計及趨勢,包括業(yè)務計劃中規(guī)定內容、質量目標、質量成本分析、過程指標;
 
  與顧客有關的績效:顧客抱怨/投訴/退貨處理資料(匯總表、登記表、8D報告/PPM指標及趨勢、超額運費等)、顧客滿意度評價;
 
  與供方有關的績效:供方的PPM指標及趨勢、超額運費等;
 
  汽車產(chǎn)品標準、顧客圖紙、APQP資料、對產(chǎn)品的顧客確認記錄/第三方檢測報告等。
 
  2、二階段審核清單
 
 。1)、管理層
 
  公司內外部環(huán)境因素分析:SWOT分析(競爭對手、行業(yè)標桿等)、宏觀因素分析(政治、經(jīng)濟、文化等)、微觀分析(行業(yè)、產(chǎn)品結構/定位、發(fā)展趨勢等);
 
  企業(yè)風險分析:產(chǎn)品安全、生產(chǎn)安全、環(huán)保、財務、設計、制造、供應、行業(yè)等;
 
  公司戰(zhàn)略:未來3~5年的公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃及目標,戰(zhàn)略展開(職能戰(zhàn)略)及戰(zhàn)略目標展開;
 
  年度業(yè)務計劃/經(jīng)營計劃制訂及統(tǒng)計:按照公司總體戰(zhàn)略目標制訂本年度公司級業(yè)務計劃并落實到各部門,建立公司各部門的KPI指標,按規(guī)定周期收集和統(tǒng)計目標達成結果并進行趨勢分析,提出改進措施。需提交連續(xù)12個月的統(tǒng)計結果。業(yè)務計劃包括每個顧客及供應商的業(yè)績監(jiān)控、質量成本、質量目標、經(jīng)營性指標、管理性指標、過程指標等。
 
  管理評審:管理評審計劃→各部門匯報資料匯總→管理評審會議簽到→管理評審報告→持續(xù)改進計劃→實施結果;
 
  體系審核:內部審核實施計劃→審核實施記錄→體系審核報告→不符合項報告(含原因分析、糾正措施及驗證)→不符合項分布表→首/末次會議簽到表;
 
  過程審核:過程審核年度計劃→過程審核實施計劃→審核實施記錄→過程審核報告→不符合項報告(含原因分析、糾正措施及驗證)→不符合匯總表→首/末次會議簽到表;
 
  產(chǎn)品審核:產(chǎn)品審核年度計劃→產(chǎn)品審核實施計劃→實施記錄(含:全尺寸報告、各項功能和性能實驗報告、材料報告)→產(chǎn)品審核報告;
 
 。2)、 生產(chǎn)
 
  生產(chǎn)計劃:客戶訂單/銷售計劃→制造可行性評審→生產(chǎn)計劃→生產(chǎn)指令→生產(chǎn)統(tǒng)計;包括產(chǎn)能分析;
 
  生產(chǎn)工藝管理:作業(yè)準備驗證(首檢)、工藝參數(shù)監(jiān)控記錄(如生產(chǎn)不負責則由質量負責);
 
  生產(chǎn)過程控制:交接班記錄、生產(chǎn)動態(tài)記錄(設備維修、模具/工裝維修、刀具/工具更換、產(chǎn)品更換、物料更換等);
 
  現(xiàn)場管理:區(qū)域劃分(生產(chǎn)區(qū)、合格區(qū)、來料放置區(qū)、待檢區(qū)、不合格區(qū)、發(fā)貨區(qū)、通道等)、產(chǎn)品標識、現(xiàn)場應保持干凈整潔;
 
 。3)、設備
 
  臺帳→設備卡→年度保養(yǎng)計劃→保養(yǎng)記錄→日常點檢記錄→維修記錄→績效指標統(tǒng)計;滿足預測性維修要求;
 
  新設備或大修后→設備驗收記錄→臺賬→設備履歷;
 
  設備標識:環(huán)境保護設備/安全防護設備/關鍵設備的標識及狀態(tài)標識(待修、停用、正常等);
 
  特種設備管理:清單、備案資料、年檢記錄;包括:行車、叉車、電梯、壓力容器、鍋爐等。
 
 。4)、工裝
 
  新工裝:開發(fā)計劃→工裝設計(圖紙、標準等)→采購訂單/自制計劃→驗收單(檢驗記錄等)→臺帳
 
  日常管理:臺帳→庫存定期檢查記錄→維修記錄→定期精度檢查報告報→工裝履歷→廢申請單(要填上處置記錄)
 
  工裝標識:編號、產(chǎn)權及狀態(tài)標識(待修、停用、正常、報廢等);
 
  注:工裝包括工具、專用檢具、模具、夾具、刀具(含磨具)、可重復利用的物流器具等。
 
 。5)、質量
 
  新的原料或新零件→樣品報告(公司的檢驗和試驗記錄、生產(chǎn)試用報告等;供方提供的材料報告、功能性能報告、可靠性試驗報告及第三方的檢測報告等);
 
  常規(guī)采購的產(chǎn)品→報檢單→進貨檢驗記錄;
 
  生產(chǎn)過程:工藝參數(shù)監(jiān)控記錄(如質量不負責則由生產(chǎn)負責)、產(chǎn)品檢驗報告書、過程質量記錄(自檢、首件檢驗、巡檢、轉序檢、入庫檢、現(xiàn)場控制圖、定期Cpk分析報告等)、成品檢驗記錄(檢驗記錄單、報告書)、標識(現(xiàn)場要有即可)、顧客來料檢驗記錄;
 
  退貨或顧客抱怨:顧客投訴登記表→匯總→8D報告→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂(控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規(guī)程等);該項由營銷或質量提供!
 
  不合格控制:不合格處置單、如報廢則有報廢通知單、返工有返工復檢記錄、不合格匯總表→定期的不合格優(yōu)先減免計劃→糾正/預防措施驗證記錄→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂(控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規(guī)程等) ;
 
  針對重大不合格項目→糾正/預防措施驗證記錄 →變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂(控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規(guī)程等);
 
  監(jiān)視和測量裝置:臺帳→校準/檢定計劃→校準/檢定記錄(內外部的校準記錄、偏離記錄、校準履歷等)→有效期標識→試用前的校正記錄→試驗設備的日常點檢記錄→定期巡查記錄;該類裝置包含產(chǎn)品的檢驗和試驗設備/儀器儀表/檢具和監(jiān)控過程參數(shù)的儀器儀表(如壓力表、溫控器、電壓表、電流表、流量計、時間繼電器、熱電偶等)等;定期的MSA分析報告;
 
  實驗室:標準樣品一覽表→樣品標識卡;實驗室環(huán)境條件監(jiān)控記錄(溫濕度、清潔度等);
 
  試驗樣品登記→試驗原始記錄→試驗報告→試驗樣品處理記錄等;
 
 。6)、技術
 
  新品開發(fā):每個系列產(chǎn)品至少一套完整的APQP資料;關注產(chǎn)品標準、顧客要求、開發(fā)目標、產(chǎn)品設計驗證/評審/確認記錄、階段性驗證報告等;
 
  所有汽車產(chǎn)品的PPAP資料,包括所有產(chǎn)品的圖紙、控制計劃、工藝文件。
 
  過程驗證:工藝驗證記錄(PPK、MSA、特殊過程、產(chǎn)能、成本、合格率等);
 
  設計更改:申請單→變更前的評審→變更方案→變更記錄→變更后的評審→技術通知單/文件更改通知單→ 相關文件修訂(圖紙、標準、FMEAs、控制計劃、工藝、檢驗規(guī)程等)→變更履歷;
 
  技術文件管理:技術文件清單→文件歸檔記錄→復印分發(fā)記錄→修訂記錄→修訂后的收發(fā)記錄→借閱記錄;外來文件清單(與產(chǎn)品有關的標準)→文件歸檔記錄→復印分發(fā)記錄→有效性檢查及更新記錄→借閱記錄;
 
 。7)、營銷
 
  市場營銷:市場分析、行業(yè)分析、市場定位、業(yè)務分析、競爭對手與行業(yè)標桿分析、SOWT分析、營銷策略、營銷規(guī)劃等;
 
  顧客檔案:顧客清單→顧客特殊要求清單;
 
  合同管理(包括銷售合同、技術協(xié)議、質量協(xié)議、圖紙等)→合同評審表;
 
  訂單管理:顧客訂單/銷售計劃→可制造性評審記錄→月度訂單登記→發(fā)貨計劃→訂單執(zhí)行跟蹤記錄→發(fā)貨記錄→銷售業(yè)績統(tǒng)計;
 
  退貨或顧客抱怨:顧客投訴登記表→匯總→8D報告→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂(控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規(guī)程等);該項由質量或營銷提供!
 
  滿意度管理:顧客滿意度調查表(發(fā)給客戶)/顧客滿意度測評(內部評價)→顧客滿意度評價報告;
 
  顧客文件管理:顧客文件清單(顧客標準、圖紙、合同、技術要求、相關協(xié)議等)→文件歸檔記錄→復印分發(fā)記錄→更新記錄→修訂后的收發(fā)記錄→借閱記錄;
 
 。8)、采購
 
  供應商資料:可接受供應商清單→供應商資料(基本信息調查表、營業(yè)執(zhí)照復印件、機構代碼證復印件、體系證書復印件(含質量體系、環(huán)境體系等)、特殊行業(yè)生產(chǎn)許可證/運輸證復印件、危險廢棄物處理資質等);
 
  供方評價:供方開發(fā)計劃→資料收集→潛在供方清單→評審計劃→供應商評審記錄→可接受供應商清單→采購協(xié)議(新品開發(fā)協(xié)議、技術協(xié)議、質量協(xié)議、保密協(xié)議、價格協(xié)議、框架采購合同、物流/包裝協(xié)議、環(huán)保協(xié)議等);
 
  樣件管理:新品開發(fā)→技術文件簽訂和發(fā)放(各類協(xié)議、圖紙、標準等)→OTS送樣→樣件認可→PPAP提交(必要時)→PPAP認可(必要時)→量采;
 
  變更管理:更新后的文件→文件收發(fā)記錄(舊文件回收、新文件發(fā)放)→零件更改后送樣送樣→樣件認可→PPAP提交→PPAP認可→量采切換;
 
  采購管理:物料需求計劃→采購計劃→采購訂單→報檢單→進貨檢驗記錄→入庫單→供應商業(yè)績評定
 
  不合格控制:不合格處置單→處置記錄(退貨、挑選等)→供方整改→整改驗證記錄→供應商業(yè)績考核
 
  供方文件管理:與供方有關的文件清單(標準、圖紙、合同、技術要求、相關協(xié)議等)→文件歸檔記錄→復印分發(fā)記錄→更新記錄→修訂后的收發(fā)記錄
 
 。9)、倉庫
 
  賬卡物一致、標識清楚、堆放整齊、防護符合環(huán)境要求、出入庫記錄齊全、先進先出方式明確、庫房區(qū)域劃分/布局、出貨檢查記錄等
 
  相關方財產(chǎn)管理(硬件:設備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等):相關方財產(chǎn)清單→到貨通知→檢查記錄→產(chǎn)權標識→入庫管理→出貨記錄/消耗記錄/周轉記錄→定期檢查/保養(yǎng)/維護或維修記錄→損壞記錄(如有)→報告相關方的記錄(如有);具體管理按公司的設備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等的管理要求進行;
 
  (10)、人力資源
 
  培訓:培訓需求(各部門提出、公司戰(zhàn)略、崗位能力評價、新員工/轉崗員工、安全/環(huán)保、新品開發(fā)等)→年度培訓計劃→月度培訓計劃→培訓記錄(簽到表、培訓記錄)→培訓效果評價;
 
  人力資源管理:員工名冊、新員工試用考核、特殊工種人員情況表、技能矩陣及能力評價、員工績效考核、頂崗計劃、職業(yè)規(guī)劃及晉升通道、合理化建議/自主改善/QC小組活動。
 
  滿意度評價:員工滿意度調查→員工滿意度調查匯總分析→改進措施及驗證;
 
 。11)、文控/記錄
 
  受控文件清單(管理性清單)→文件審批→分發(fā)記錄→修訂記錄→修訂后的收發(fā)記錄→借閱記錄;
 
  記錄清單(含規(guī)定的保存周期)→分發(fā)記錄→修訂記錄→修訂后的收發(fā)記錄;
 
  說明:
 
  1、管理性文件包括手冊、方針目標、年度經(jīng)營計劃、程序文件、記錄格式、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導書等。
 
  2、操作規(guī)程及作業(yè)指導書不包括產(chǎn)品制造工藝類文件。
 
 。12)、財務
 
  成本核算:至少核算到各工序產(chǎn)品成本;
 
  收集生產(chǎn)過程的不合格品、廢品數(shù)據(jù),核算內部損失。
 
  收集顧客退貨數(shù)據(jù)和索賠數(shù)據(jù),核算外部損失。
 
  形成質量成本分析報告,關注質量損失的趨勢。
 
  三、有效審核開展的步驟
 
  1、審核策劃
 
  過程的順序;
 
  關鍵點的關注;
 
  時間的有效分配;
 
  合理的人員配置(獨立性和專業(yè)性的要求);
 
  審核時機的確定和把握。
 
  2、應該注意的事
 
  策劃的結果事先應通知受審核方,不要造成突然襲擊;
 
  允許別人作充分的準備;
 
  不要嚴重干擾別人的正常業(yè)務作業(yè),審核時間應可以協(xié)商并可調整
 
  3、檢查表是重要的,但不一定是詳細的
 
  可以幫助你把握節(jié)奏,體現(xiàn)你的重點關注;
 
  內容表達可僅是提示性的,詳略取決于你的經(jīng)驗;
 
  不能照本宣科,提問應講究技巧;
 
  內審應可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);
 
  檢查表應是審核記錄的一種。
 
  4、構思檢查表的三個要點
 
  日常工作是如何處理的;
 
  當某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時/體系是否還工作;
 
  當出現(xiàn)危機時/事物是否仍在控制下
 
  5、進入現(xiàn)場前內部的充分協(xié)商是必要的
 
  目的是溝通審核意圖和協(xié)調審核步驟;
 
  同時進一步明確審核中的重點關注;
 
  相互提醒審核中應特別注意的事項。
 
  審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處;
 
  因而與人打交道得十分小心;
 
  不能讓對方反感而導致你審核的失;
 
  記。呵f不能把審核做成是審查(找麻煩)。
 
  6、記住樣本選擇的原則
 
  為了達到目標;
 
  密切相關的;
 
  有代表性;
 
  樣本量:3<n<12
 
  7、有效的工作方式
 
  聽:聆聽、傾聽,聽你所關心的;
 
  看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;
 
  查:學會抽樣查看,學會證實;
 
  問:不脫離你的主題,詢問你所關心的事。
 
  記錄:是不可缺少的,尤其是對問題點應予詳細的記錄。
 
  8、有效的審核順序
 
  交談——提問
 
  描述——聽取
 
  文件——依據(jù)
 
  證明——有效證據(jù)
 
  9、現(xiàn)場審核中導致失敗的情況
 
  同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;
 
  沒有以平常心進行有效溝通,以為高人一等;
 
  提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;
 
  缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;
 
  不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;
 
  不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
 
  做和事佬去介入別人的事務紛爭;
 
  滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;
 
  審核組內不能按分工有效協(xié)調,各行其是。
 
  10、高層審核是個難題
 
  職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;
 
  知識水平上可能比你高;
 
  看問題的層次和深度可能和你不一樣;
 
  但也不排除有低水平、低認識的人。
 
  11、但它卻是關鍵的一步,需要你
 
  事先做充分的準備;
 
  標準和文件是你的依據(jù);
 
  應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
 
  學會用經(jīng)濟語言,而避免用生硬的名詞、術語;
 
  必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益;
 
  你需要是會溝通又有一定知識面的人
 
  12、同級溝通也不輕松
 
  坦誠心打動人,千萬別讓人感覺來攪渾;
 
  是完善體系,而不是給別人難看,所以應換位思考,體諒別人的難處;
 
  對發(fā)現(xiàn)問題應幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
 
  以事論事,別扯入人際關系;
 
  失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報告穿小鞋;
 
  當你犯錯時,道歉是必須的;
 
  總之,友好的氣氛是成功審核的基礎。
 
  13、與作業(yè)層人員溝通應注意
 
  禮貌待人更顯需要;
 
  現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的,應而不宜花很長的時間;
 
  要用聽得懂的語言;
 
  不能要求工人背出文件要求;
 
  對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解;
 
  交談時避免打斷說話或反駁,對誤解要有耐心;
 
  不能當著工人面前做記錄。
 
  14、現(xiàn)場審核中要有深度
 
  前后左右審核思路應能貫穿;
 
  抽查可以某個產(chǎn)品形成的個案層層展開(從訂單-設計-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務);
 
  必須關注產(chǎn)品形成過程中的關鍵環(huán)節(jié),并以足夠的專業(yè)能力作支持;
 
  法律、法規(guī)有規(guī)定的應予重點關注;
 
  體系的信心支撐來自于自我完善,這一點各部門均予以強化關注;
 
  對組織內已知的問題點應予以重點審核;
 
  管理中的難點、重點,應有足夠的經(jīng)驗去識別和判斷;
 
  對發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
 
  15、證實是重要的一環(huán)
 
  不能道聽途說;
 
  無錯聲明應進一步確認;
 
  責任范圍內的有錯聲明是證據(jù)。
 
  16、審核發(fā)現(xiàn)的形成應抓大放小
 
  不要吹毛求疵,應該懂得持續(xù)改進,小事以提醒的方式告之;
 
  要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進后有所提高;
 
  對重復性發(fā)生的小問題,應該當作系統(tǒng)問題提出,這不能因小而放。
 
  17、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告
 
  記錄應該是可追溯即可重查;
 
  報告不能有數(shù)量限制,否則不能對體系做完整判斷;
 
  不要害怕讓審核機構發(fā)現(xiàn)內審的全部,糾正措施才是至關重要的;
 
  形成的報告因得到受審核部門的確認。
 
  18、不合格報告三要素
 
  標準的要求;
 
  體系文件的要求;
 
  上次審核中集中的問題點;
 
  管理中的重點和難點;
 
  已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
 
  19、審核的第一步你應該先收集
 
  
 
  20、不合格報告撰寫要求
 
  正確性;
 
  完整性;
 
  清楚;
 
  簡潔。
 
  21、糾正措施內審的根本落腳點
 
  原因分析很重要,根本原因須找到;
 
  分清糾正和糾正措施的區(qū)別;
 
  受審方是糾正措施的主導者,但內審員應該是輔導員;
 
  限時檢查(驗證)是關鍵。
 
  22、評價審核能力和績效很必須
 
  為下次審核提供改進的基礎;
 
  促使內審員不斷地提高水平練內功;
 
  使受審核方有一個良好的感受,提高對內審的內心贊成度;
 
  體系審核真正做到審核增值。
編輯:foodqm

 
分享:

食品伙伴網(wǎng)質量服務部為您提供專業(yè)的SC咨詢指導、企業(yè)標準備案、供應商審核、FDA注冊咨詢、ISO9001、ISO22000、HACCP、有機食品認證等服務。
聯(lián)系電話:0531-82360063
電話/微信:15269187106


HACCP聯(lián)盟

食品質量管理
[ 網(wǎng)刊訂閱 ]  [ 質量管理搜索 ]  [ ]  [ 告訴好友 ]  [ 打印本文 ]  [ 關閉窗口 ] [ 返回頂部 ]
 

 
 
推薦圖文
推薦質量管理
點擊排行
收縮

在線咨詢

  • 0531-82360063
  • 郵箱
  • 聯(lián)系人
  • 聯(lián)系人

     
     
    Processed in 0.992 second(s), 564 queries, Memory 4.23 M