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一步步教你做體系審核,學會了少走彎路

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-12-28  來源:汽車供應鏈可持續(xù)發(fā)展管理
核心提示:一步步教你做體系審核,學會了少走彎路
   審核的有效性不等于體系運行有效性的全部,成功的審核是客觀公正地進行審核發(fā)現(xiàn),并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進體系和運行的績效。
 
01、有效開展內審的兩個條件
 
  1. 你對所審核領域的專業(yè)活動是明白的。
 
  2. 你已是一個成熟的審核員(至少不是一個吹毛求疵的人)
 
  說明:第1條,如果對你所審核的活動、過程、產(chǎn)品或服務一無所知,提供再詳細的檢查表也無法提高審核有效性,因為你除了照著檢查表念問題不敢有任何延伸的提問,因此合格的審核員應對即將審核的領域應熟悉了解。
 
  第2條,不吹毛求疵絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。例如,對于ISO9001的內審,某工位未制定作業(yè)指導書,就以此開不符合項就有些牽強。應基于風險的思維繼續(xù)審核以確認以下問題:①該工序是否簡單?②是否是非重要工序?③員工是否清楚如何操作?④該工序是否從未出現(xiàn)過質量問題(可查詢制程異常清單等)。
 
  如果以上4個問題的答案均為“是”,則不建議開不符合項。別擔心不妥,對于只有1~2個步驟的簡單工序,就算編一個文件掛在那里,也不見得能提高什么,而且還會讓被審核方認為你是一個過于較真的人。
 
  注:以上“作業(yè)指導書”的問題對于IATF16949:2016的內審不適用,因為IATF16949:2016要求為每一個工序制定標準作業(yè)指導書,見8.5.1.2。它要求員工不僅會操作,而且要保證每一個員工在該工序的作業(yè)都是標準化、一致性的。
 
  但對于使用”已過校準有效期“的量具檢驗產(chǎn)品是一定要開不符合項的,這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風險。如果抽到的所有量具過期或未校準,那就是嚴重的不符合項了。
 
02、審核的第一步你應該先收集
 
  標準的要求;
 
  體系文件的要求;
 
  上次審核中集中的問題點;
 
  管理中的重點和難點;
 
  已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
 
03、而后開始相應的策劃
 
  過程的順序;
 
  關鍵點的關注;
 
  時間的有效分配;
 
  合理的人員配置(獨立性和專業(yè)性的要求);
 
  審核時機的確定和把握。
 
04、應該注意的事
 
  策劃的結果事先應通知受審核方,不要造成突然襲擊;
 
  允許別人做充分的準備;
 
  不要嚴重干擾別人的正常業(yè)務作業(yè),審核時間應可以協(xié)商并可調整
 
05、檢查表是重要的,但不一定是詳細的
 
  可以幫助你把握節(jié)奏,體現(xiàn)你的重點關注;
 
  內容表達可僅是提示性的,詳略取決于你的經(jīng)驗;
 
  不能照本宣科,提問應講究技巧;
 
  內審應可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);
 
  檢查表應是審核記錄的一種。
 
06、構思檢查表的三個要點
 
  日常工作是如何處理的;
 
  當某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時/體系是否還工作;
 
  當出現(xiàn)危機時/事物是否仍在控制下。
 
07、進入現(xiàn)場前內部的充分協(xié)商是必要的
 
  目的是溝通審核意圖和協(xié)調審核步驟;
 
  同時進一步明確審核中的重點關注;
 
  相互提醒審核中應特別注意的事項。
 
  審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處;
 
  因而與人打交道得十分小心;
 
  不能讓對方反感而導致你審核的失敗;
 
  記。呵f不能把審核做成是審查(找麻煩)。
 
08、記住樣本選擇的原則
 
  為了達到目標;
 
  密切相關的;
 
  有代表性;
 
  樣本量:3<n<12
 
09、有效的工作方式
 
  聽:聆聽、傾聽,聽你所關心的;
 
  看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;
 
  查:學會抽樣查看,學會證實;
 
  問:不脫離你的主題,詢問你所關心的事。
 
  記錄:是不可缺少的,尤其是對問題點應予詳細地記錄
 
010、有效的審核順序
 
  交談——提問
 
  描述——聽取
 
  文件——依據(jù)
 
  證明——有效證據(jù)
 
011、現(xiàn)場審核中導致失敗的情況
 
  同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;
 
  沒有以平常心進行有效溝通,以為高人一等;
 
  提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;
 
  缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;
 
  不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;
 
  不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
 
  做和事佬去介入別人的事務紛爭;
 
  滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;
 
  審核組內不能按分工有效協(xié)調,各行其是。

012、高層審核是個難題
 
  職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;
 
  知識水平上可能比你高;
 
  看問題的層次和深度可能和你不一樣;
 
  但也不排除有低水平、低認識的人。
 
013、但它卻是關鍵的一步,需要你
 
  事先做充分的準備;
 
  標準和文件是你的依據(jù);
 
  應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
 
  學會用經(jīng)濟語言,而避免用生硬的名詞、術語;
 
  必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益;
 
  你需要是會溝通又有一定知識面的人

014、同級溝通也不輕松
 
  坦誠心打動人,千萬別讓人感覺來攪渾;
 
  是完善體系,而不是給別人難看,所以應換位思考,體諒別人的難處;
 
  對發(fā)現(xiàn)問題應幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
 
  以事論事,別扯入人際關系;
 
  失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報告穿小鞋;
 
  當你犯錯時,道歉是必須的;
 
  總之,友好的氣氛是成功審核的基礎。
 
015、與作業(yè)層人員溝通應注意
 
  禮貌待人更顯需要;
 
  現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的,因而不宜花很長的時間;
 
  要用聽得懂的語言;
 
  不能要求工人背出文件要求;
 
  對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解;
 
  交談時避免打斷說話或反駁,對誤解要有耐心;
 
  不能當著工人面前做記錄。
 
016、現(xiàn)場審核中要有深度
 
  前后左右審核思路應能貫穿;
 
  抽查可以某個產(chǎn)品形成的個案層層展開(從訂單-設計-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務);
 
  必須關注產(chǎn)品形成過程中的關鍵環(huán)節(jié),并以足夠的專業(yè)能力作支持;
 
  法律、法規(guī)有規(guī)定的應予重點關注;
 
  體系的信心支撐來自于自我完善,這一點各部門均予以強化關注;
 
  對組織內已知的問題點應予以重點審核;
 
  管理中的難點、重點,應有足夠的經(jīng)驗去識別和判斷;
 
  對發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
 
017、證實是重要的一環(huán)
 
  不能道聽途說;
 
  無錯聲明應進一步確認;
 
  責任范圍內的有錯聲明是證據(jù)。
 
018、審核發(fā)現(xiàn)的形成應抓大放小
 
  不要吹毛求疵,應該懂得持續(xù)改進,小事以提醒的方式告之;
 
  要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進后有所提高;
 
  對重復性發(fā)生的小問題,應該當作系統(tǒng)問題提出,這不能因小而放。
 
019、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告
 
  記錄應該是可追溯即可重查;
 
  報告不能有數(shù)量限制,否則不能對體系做完整判斷;
 
  不要害怕讓審核機構發(fā)現(xiàn)內審的全部,糾正措施才是至關重要的;
 
  形成的報告應得到受審核部門的確認。
 
020、不合格報告撰寫要求
 
  正確性;
 
  完整性;
 
  清楚;
 
  簡潔。

021、糾正措施內審的根本落腳點
 
  原因分析很重要,根本原因須找到;
 
  分清糾正和糾正措施的區(qū)別;
 
  受審方是糾正措施的主導者,但內審員應該是輔導員;
 
  限時檢查(驗證)是關鍵。
 
022、評價審核能力和績效很必須
 
  為下次審核提供改進的基礎;
 
  促使內審員不斷地提高水平練內功;
 
  使受審核方有一個良好的感受,提高對內審的內心贊成度;
 
  體系審核真正做到審核增值。
編輯:foodqm

 
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