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內(nèi)部審核、管理評(píng)審過關(guān)技巧,細(xì)節(jié)都有,跟著學(xué)就是了!

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-12-30  來源:體系管理
核心提示:內(nèi)部審核、管理評(píng)審過關(guān)技巧,細(xì)節(jié)都有,跟著學(xué)就是了!
   一、內(nèi)部審核流程
 
(一)內(nèi)部審核的策劃與準(zhǔn)備
 
  1. 編制年度審核計(jì)劃
 
  每年年初,質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編制年度審核計(jì)劃,審核方式分為管理體系全過程審核及管理體系要素審核,管理體系全過程審核每年至少安排一次,制定的年度計(jì)劃應(yīng)覆蓋管理體系涉及全要素和所有部門。
 
  當(dāng)出現(xiàn)以下特殊情況時(shí)應(yīng)增加審核頻次:
 
  a. 管理體系有重大變更或機(jī)構(gòu)和職能發(fā)生重大變更時(shí);
 
  b. 內(nèi)部監(jiān)督員發(fā)現(xiàn)某質(zhì)量要素存在嚴(yán)重不符合項(xiàng);
 
  c. 出現(xiàn)質(zhì)量事故,或客戶對(duì)某一環(huán)節(jié)連續(xù)申訴、投訴;
 
  d. 認(rèn)證認(rèn)可機(jī)構(gòu)安排現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審或監(jiān)督評(píng)審前;
 
  年度審核計(jì)劃經(jīng)審批后,組織實(shí)施。
 
  2. 審核前準(zhǔn)備
 
 、俪闪(nèi)審組:
 
  質(zhì)量負(fù)責(zé)人依據(jù)管理體系審核年度計(jì)劃的審核內(nèi)容和審核對(duì)象組建內(nèi)審組,內(nèi)審組成員應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)考核合格,取得內(nèi)審員資格證書,且內(nèi)審員與被審核部門無直接責(zé)任關(guān)系。
 
  質(zhì)量負(fù)責(zé)人召開內(nèi)審組組員會(huì)議,任命內(nèi)審組組長和宣讀內(nèi)審員守則,并依據(jù)內(nèi)審年度計(jì)劃提出本次評(píng)審目的、范圍內(nèi)容和要求。
 
  ②內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃的制定:
 
  內(nèi)審組長制定內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃,要依據(jù)本機(jī)構(gòu)的職能分配表編制各受審核部門的審查內(nèi)容,由質(zhì)量負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施。
 
  實(shí)施計(jì)劃應(yīng)在正式審核前一周由內(nèi)審組長發(fā)至各有關(guān)部門和人員。
 
  ③審核組預(yù)備會(huì):
 
  內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,審核組長召開審核組預(yù)備會(huì)議,研究有關(guān)體系文件并應(yīng)決定是否需要補(bǔ)充文件,明確分工和要求,確保每位內(nèi)審員都清楚了解審核任務(wù),全部完成審核前的準(zhǔn)備工作。
 
  ④編制檢查表:
 
  審核前,內(nèi)審員應(yīng)根據(jù)分工編制檢查表,內(nèi)審檢查表編制的好壞直接影響內(nèi)審實(shí)施的質(zhì)量,因此在整個(gè)內(nèi)審中至關(guān)重要。
 
  內(nèi)審檢查表中審核內(nèi)容要依據(jù)受審部門的職能編制,要突出審核區(qū)域的主要職能;
 
  采取的審核方式和方法(查、問、聽、看)要恰當(dāng);
 
  審核時(shí)需要抽樣的數(shù)量要合理。
 
  要選擇典型關(guān)鍵質(zhì)量問題作為重點(diǎn)進(jìn)行編制(如上次審核的有關(guān)信息、管理上的薄弱環(huán)節(jié)、客戶的反饋、發(fā)生過的質(zhì)量問題等)。
 
  所有內(nèi)審員的檢查表合在一起應(yīng)覆蓋管理體系的全部職能,包括本實(shí)驗(yàn)室和客戶的一些特殊要求。檢查表使用一段時(shí)間后應(yīng)形成相對(duì)穩(wěn)定的內(nèi)容,作為標(biāo)準(zhǔn)檢查表,為以后內(nèi)審提供參考。
 
(二)內(nèi)審的實(shí)施
 
  1. 通知審核
 
  內(nèi)審至少提前一周通知受審部門具體的審核日期、安排和要求,可采取文件或口頭兩種形式。必要時(shí)受審方應(yīng)準(zhǔn)備基本情況介紹,審核實(shí)施計(jì)劃應(yīng)得到受審方確認(rèn)。
 
  2. 首次會(huì)議
 
  現(xiàn)場(chǎng)審核前由內(nèi)審組組長召開并主持首次會(huì)議,由質(zhì)量負(fù)責(zé)人、受審核部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)審組全體成員及相關(guān)人員參加,與會(huì)人員須簽到。首次會(huì)議內(nèi)容包括:
 
  向受審核方負(fù)責(zé)人介紹內(nèi)審組成成員及分工;
 
  說明審核目的、范圍、依據(jù)和所采取的方法和程序;
 
  宣讀審核實(shí)施計(jì)劃及解釋實(shí)施計(jì)劃中不明確的內(nèi)容;
 
  內(nèi)審組與受審核部門取得正式聯(lián)系。
 
  3. 現(xiàn)場(chǎng)審核
 
 。1)現(xiàn)場(chǎng)審核應(yīng)遵循的原則
 
 、僖钥陀^事實(shí)為依據(jù)的原則?陀^事實(shí)以證據(jù)為基礎(chǔ),可陳述、驗(yàn)證,不含個(gè)人推理成分;
 
 、跇(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際核對(duì)的原則。凡標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際未核對(duì)過的項(xiàng)目,都不能判定為符合或不符合;
 
  ③依次遞進(jìn)審核原則。審核包括:該有的程序有沒有,執(zhí)行沒執(zhí)行,執(zhí)行后有無記錄3個(gè)方面;
 
 、塥(dú)立公正的原則。
 
 。2)收集客觀證據(jù)
 
  內(nèi)審員按照審核實(shí)施計(jì)劃、內(nèi)審檢查表規(guī)定的檢查內(nèi)容,通過交談、查閱文件、現(xiàn)場(chǎng)檢查、調(diào)查驗(yàn)證等方法收集客觀證據(jù)并逐項(xiàng)實(shí)事求是地記錄,記錄應(yīng)清楚、易懂、全面,便于查閱和追溯;
 
  應(yīng)準(zhǔn)確、具體,如文件名稱、合同號(hào)、記錄的編號(hào)、設(shè)備的編號(hào)、報(bào)告的編號(hào)和工作崗位等。
 
  審核時(shí),審核員應(yīng)及時(shí)與被審核方溝通和反饋審核中的發(fā)現(xiàn),并對(duì)事實(shí)證據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。
 
  4. 不符合項(xiàng)及糾正報(bào)告
 
  在現(xiàn)場(chǎng)審核的后期,審核組長主持召開一次審核組內(nèi)部會(huì)議,對(duì)在現(xiàn)場(chǎng)審核中收集到的客觀證據(jù)進(jìn)行整理、分析、篩選,得到審核證據(jù)。
 
  將審核證據(jù)與質(zhì)量體系文件等依據(jù)相比較,作出客觀的判斷和綜合評(píng)價(jià),形成審核發(fā)現(xiàn),確定不符合項(xiàng),并根據(jù)不符合項(xiàng)的產(chǎn)生原因確定不符合項(xiàng)類型是體系性不符合或是實(shí)施性不符合或是效果性不符合,及根據(jù)不符合項(xiàng)的性質(zhì),判斷是輕微不符合或是嚴(yán)重不符合,同時(shí)根據(jù)不符合項(xiàng)的類型和性質(zhì)提出糾正措施。
 
  內(nèi)審員就不符合事實(shí)、類型、結(jié)論等編制內(nèi)審不符合報(bào)告時(shí),不符合事實(shí)的描述應(yīng)具體,準(zhǔn)確的報(bào)告所觀察的事實(shí),不符合判斷依據(jù)的條款和程序要寫清楚。
 
  5. 末次會(huì)議
 
  內(nèi)審組組長組織內(nèi)審組及有關(guān)人員(同首次會(huì)議)召開末次會(huì)議,到會(huì)人員簽到。末次會(huì)議是審核組在現(xiàn)場(chǎng)審核階段的最后一次活動(dòng),向受審核部門、單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告審核情況。
 
  會(huì)議主要內(nèi)容:
 
  重申審核的目的、范圍和依據(jù);
 
  審核情況介紹;
 
  宣讀不符合項(xiàng)報(bào)告,作出審核評(píng)價(jià)和結(jié)論;
 
  提出后續(xù)工作要求,包括糾正措施、跟蹤驗(yàn)證及要求。
 
  6. 審核報(bào)告的編寫
 
  內(nèi)審報(bào)告是內(nèi)審活動(dòng)結(jié)束后出具的一份關(guān)于內(nèi)審結(jié)果的正式文件,審核報(bào)告應(yīng)如實(shí)反映本次管理體系審核的方法、審核過程情況、觀察結(jié)果和審核結(jié)論。
 
  審核報(bào)告內(nèi)容:
 
  審核的目的、范圍、方法和依據(jù);
 
  審核組成員、受審部門;
 
  審核實(shí)施情況(包括審核的日期、審核過程概況簡(jiǎn)述等);
 
  審核發(fā)現(xiàn)問題的描述和不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析;
 
  對(duì)存在的主要問題的分析及改進(jìn)意見;
 
  上次審核主要不符合項(xiàng)糾正情況;審核中有爭(zhēng)議問題及處理建議;
 
  審核結(jié)論(對(duì)質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀況的綜合評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)實(shí)施管理體系的有效性和符合性,肯定優(yōu)點(diǎn),指出不足,作出審核結(jié)論);
 
  審核報(bào)告的批準(zhǔn)及發(fā)放范圍。
 
  7. 糾正措施的實(shí)施及跟蹤驗(yàn)證
 
  審核結(jié)束后,各部門對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)和實(shí)驗(yàn)室體系中存在的薄弱環(huán)節(jié),進(jìn)行分析研究找出原因,制定糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施計(jì)劃,明確完成日期并組織實(shí)施。
 
  內(nèi)審員按計(jì)劃對(duì)受審核部門所采取的糾正措施進(jìn)行評(píng)審、驗(yàn)證,并對(duì)糾正結(jié)果進(jìn)行判斷、評(píng)價(jià)和記錄。
 
  二、管理評(píng)審流程
 
(一)管理評(píng)審計(jì)劃
 
  一般在評(píng)審前的3~4周,由管理者代表編制《管理評(píng)審計(jì)劃》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)至參加人員。《管理評(píng)審計(jì)劃》包括以下內(nèi)容:
 
  1. 評(píng)審目的
 
  2. 評(píng)審內(nèi)容
 
  3. 評(píng)審方式
 
  4. 評(píng)審的參加人員
 
  5. 評(píng)審的時(shí)間安排
 
  6. 評(píng)審輸入的準(zhǔn)備
 
(二)評(píng)審輸入的準(zhǔn)備
 
  1. 評(píng)審輸入(ISO9001:2015)應(yīng)考慮下列內(nèi)容:
 
  a)以往管理評(píng)審所采取措施的情況
 
  b)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的內(nèi)外部因素變化
 
  c)下列有關(guān)質(zhì)量管理體系績(jī)效和性的信息,包括其趨勢(shì):
 
  1)顧客滿意和有關(guān)相方的反饋
 
  2)質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度
 
  3)過程績(jī)效以及產(chǎn)品和服務(wù)的合格情況
 
  4)不合格及糾正措施
 
  5)監(jiān)視和測(cè)量結(jié)果
 
  6)審核結(jié)果
 
  7)外部供方的績(jī)效
 
  d)資源的充分性
 
  e)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性(見 6.1)
 
  f)改進(jìn)的機(jī)會(huì)
 
  2.管理評(píng)審輸入補(bǔ)充
 
  a) 不良質(zhì)量成本(內(nèi)部和外部不符合成本)
 
  b) 過程有效性的衡量
 
  c) 過程效率的衡量
 
  d) 產(chǎn)品符合性
 
  e) 對(duì)現(xiàn)有操作更改和新設(shè)施或產(chǎn)品進(jìn)行的制造可行性評(píng)估(見第 7.1.3.1條)
 
  f) 顧客滿意(見 ISO9001第9.1.2條)
 
  g) 對(duì)照維護(hù)目標(biāo)的績(jī)效評(píng)審(見8.5.1.5條)
 
  h) 保修績(jī)效(在適用情況下)
 
  i) 顧客計(jì)分卡評(píng)審(在適用情況下)
 
  j) 通過風(fēng)險(xiǎn)分析(如 FMEA) 識(shí)別的潛在使用現(xiàn)場(chǎng)失效標(biāo)識(shí)
 
  k) 實(shí)際使用現(xiàn)場(chǎng)失效及其對(duì)環(huán)境和安全的影響
 
  l)產(chǎn)品和過程的設(shè)計(jì)和開發(fā)期間特定階段測(cè)量的確定和分析報(bào)告(見8.3.4.1條)
 
(三)各部門管理評(píng)審報(bào)告的主要內(nèi)容
 
  管理評(píng)審輸入應(yīng)包含在有關(guān)部門/人員準(zhǔn)備的報(bào)告中,這些報(bào)告一般應(yīng)在管理評(píng)審會(huì)議2周前交給管理者代表?蓪⒍喾輬(bào)告的內(nèi)容匯總在一份報(bào)告里。現(xiàn)以以下例子(通常情況)說明這些報(bào)告的內(nèi)容:
 
  1. 品質(zhì)部
 
  糾正和預(yù)防措施實(shí)施情況報(bào)告(關(guān)于來料、制程、成品及客訴等)
 
  產(chǎn)品質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告(包括產(chǎn)品合格率、重大質(zhì)量事故、客戶退貨等情況)
 
  不良質(zhì)量成本(應(yīng)由生產(chǎn)部、品質(zhì)部等提供相關(guān)數(shù)據(jù),由財(cái)務(wù)成本部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)不良質(zhì)量成本,但實(shí)際上較多公司財(cái)務(wù)部未定義這個(gè)職能,或已定義未執(zhí)行)
 
  保修績(jī)效(針對(duì)向客戶承諾過產(chǎn)品保修的情況,如果沒有可忽略。該內(nèi)容也可由售后服務(wù)部提供)
 
  顧客記分卡評(píng)審報(bào)告(通常較知名的客戶會(huì)每月、每季或每年給供應(yīng)商就質(zhì)量、交付等情況評(píng)分。如果沒有,此項(xiàng)可忽略)
 
  改進(jìn)建議、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告(包括趨勢(shì)、過程績(jī)效等。下同)
 
  (注:改進(jìn)建議可涉及到組織結(jié)構(gòu)、體系、過程、產(chǎn)品、文件、資源配置等方面。下同)
 
  2. 研發(fā)部
 
  新產(chǎn)品開發(fā)情況報(bào)告
 
  產(chǎn)品改進(jìn)落實(shí)情況報(bào)告
 
  新產(chǎn)品開發(fā)特定階段(按APQP前4個(gè)階段)評(píng)審匯總報(bào)告。
 
  通過風(fēng)險(xiǎn)分析(如 FMEA) 識(shí)別的潛在使用現(xiàn)場(chǎng)失效標(biāo)識(shí)(此項(xiàng)要報(bào)告的內(nèi)容是,通過FMEA分析,識(shí)別出產(chǎn)品在某種情況可能會(huì)導(dǎo)致失效,但出于成本考慮,暫不對(duì)該潛在失效進(jìn)行處理,僅對(duì)此備案或標(biāo)識(shí)。大家可以百度搜索“福特Pinto車油箱”事件加深理解)
 
  實(shí)際使用現(xiàn)場(chǎng)失效及其對(duì)環(huán)境和安全的影響
 
  改進(jìn)建議、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告
 
  3. 生產(chǎn)技術(shù)部(PE)
 
  生產(chǎn)過程監(jiān)視和測(cè)量情況報(bào)告(包括特殊過程的確認(rèn)及監(jiān)控情況,生產(chǎn)過程的能力、趨勢(shì)分析等)
 
  對(duì)現(xiàn)有操作更改和新設(shè)施或產(chǎn)品進(jìn)行的制造可行性評(píng)估
 
  改進(jìn)建議、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告
 
  4. 設(shè)備部
 
  設(shè)備維修保養(yǎng)情況報(bào)告
 
  設(shè)備維護(hù)目標(biāo)的績(jī)效評(píng)審報(bào)告
 
  改進(jìn)建議、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告
 
  5. 生產(chǎn)部
 
  生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行情況報(bào)告
 
  生產(chǎn)成本、物料耗損情況報(bào)告
 
  生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)控制情況報(bào)告
 
  工藝紀(jì)律執(zhí)行情況報(bào)告
 
  改進(jìn)建議、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告
 
  6. 倉庫
 
  倉庫管理、產(chǎn)品貯存狀況報(bào)告
 
  改進(jìn)建議、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告
 
  7. 采購部
 
  供應(yīng)商業(yè)績(jī)情況報(bào)告
 
  改進(jìn)建議、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告
 
  8. 人事行政部
 
  組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分配、人力資源的總體分析報(bào)告
 
  人員培訓(xùn)情況報(bào)告
 
  改進(jìn)建議(包括員工合理化建議)、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告
 
  9. 業(yè)務(wù)部/銷售部
 
  服務(wù)情況報(bào)告(包括顧客的滿意度、顧客投訴處理的情況以及顧客反饋的其他信息等)
 
  本年度銷售及市場(chǎng)分析報(bào)告(包括市場(chǎng)環(huán)境的變化等)
 
  合同的執(zhí)行狀況報(bào)告
 
  新產(chǎn)品開發(fā)建議
 
  改進(jìn)建議、本部門質(zhì)量目標(biāo)實(shí)施情況報(bào)告
 
  10. 總經(jīng)理
 
  必要時(shí),總經(jīng)理就企業(yè)實(shí)力(市場(chǎng)占有率、社會(huì)信譽(yù)、開發(fā)能力、管理水平)的評(píng)價(jià)、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、營銷策略的要求提交報(bào)告
 
  11. 管理者代表(部分內(nèi)容可能由體系人員提供)
 
  管理者代表對(duì)各部門提交的報(bào)告進(jìn)行分析,并在此基礎(chǔ)上編寫“質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況總結(jié)報(bào)告”,內(nèi)容包括:
 
  公司質(zhì)量方針、目標(biāo)實(shí)施情況
 
  過程有效性和效率的衡量
 
  上次管理評(píng)審跟蹤措施的落實(shí)情況和效果評(píng)價(jià)
 
  內(nèi)、外部質(zhì)量審核的總結(jié)及分析
 
  應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性報(bào)告(如條件允許,建議該內(nèi)容每個(gè)部門都提供)
 
  質(zhì)量體系文件的變動(dòng)、組織結(jié)構(gòu)的變動(dòng)以及其他內(nèi)外部環(huán)境的變化
 
  改進(jìn)建議
 
(四)召開管理評(píng)審會(huì)
 
  管理評(píng)審一般以會(huì)議形式,按管理計(jì)劃進(jìn)行,由總經(jīng)理主持
 
  1. 評(píng)審內(nèi)容
 
  評(píng)審人員對(duì)所提交的報(bào)告進(jìn)行逐項(xiàng)分析并進(jìn)行評(píng)價(jià)
 
  2. 總經(jīng)理總結(jié)評(píng)審結(jié)果
 
  a. 質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性、有效性的結(jié)論。
 
  b. 組織機(jī)構(gòu)是否需要調(diào)整,質(zhì)量管理體系及其過程是否需要改進(jìn)?
 
  c. 質(zhì)量體系文件是否需要修改?
 
  d. 資源配備是否充足,是否需要調(diào)整增加?
 
  e. 產(chǎn)品是否需要改進(jìn)?
 
  f. 質(zhì)量方針、目標(biāo)是否適宜?是否需要修改?
 
  g. 提出相應(yīng)的改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的要求。
 
(五)評(píng)審報(bào)告
 
  管理評(píng)審報(bào)告結(jié)束后,由管理者代表編寫出“管理評(píng)審報(bào)告”,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)各有關(guān)部門。
 
  管理評(píng)審報(bào)告的內(nèi)容:
 
  1. 評(píng)審目的。
 
  2. 評(píng)審日期。
 
  3. 組織人、參加人員。
 
  4. 評(píng)審內(nèi)容。
 
  5. 評(píng)審結(jié)論(含評(píng)審輸出的內(nèi)容)。
 
  包括:
 
  a.質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性的結(jié)論。
 
  b.組織機(jī)構(gòu)是否需要調(diào)整。
 
  c.質(zhì)量管理體系文件(主要指質(zhì)量手冊(cè)、程序文件)是否需要修改。
 
  d.資源配備是否充足,是否需要調(diào)整增加。
 
  e.質(zhì)量方針、目標(biāo)是否適宜?是否需要修改。
 
  f.需要對(duì)體系、過程、產(chǎn)品實(shí)施改進(jìn)的要求。
 
(六)管理評(píng)審的后續(xù)管理
 
  管理者代表組織有關(guān)部門對(duì)管理評(píng)審中的改進(jìn)措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。
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