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體系文件-內(nèi)外部溝通控制程序

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-07-03  來(lái)源:食農(nóng)認(rèn)證聯(lián)盟公眾號(hào)  作者:食品論壇網(wǎng)友 tutudan520 分享
核心提示:體系文件-內(nèi)外部溝通控制程序
1、目的
 
  對(duì)公司內(nèi)的內(nèi)外部活動(dòng)溝通的職能及其相互關(guān)系予以規(guī)定和溝通,以促進(jìn)有效的實(shí)施管理體系。
 
2、適用范圍
 
  本程序適用于公司內(nèi)對(duì)管理體系有關(guān)的管理層及各職能部門(mén)和有關(guān)人員內(nèi)外部溝通活動(dòng)的職責(zé)、權(quán)限的規(guī)定。
 
3、職責(zé)
 
  3.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)行政主管部門(mén)的外部信息與公司內(nèi)部信息交流的歸口管理,負(fù)責(zé)將公司相關(guān)的信息歸檔和傳遞。
 
  3.2銷(xiāo)售部、供應(yīng)鏈部負(fù)責(zé)公司外部與顧客、市場(chǎng)方面、各類(lèi)物料供應(yīng)商等有關(guān)信息的溝通。
 
  3.3各部門(mén)/人員負(fù)責(zé)本部相關(guān)的信息歸檔,如需要也可傳遞質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理。
 
4、控制程序
 
  4.1信息交流
 
  4.1.1信息的分類(lèi)
 
  4.1.1.1外部信息
 
 。1)立法和執(zhí)法主管部門(mén)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)等檢測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的停息。
 
 。2)政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)停息,如國(guó)家、國(guó)際、行業(yè)和地方的食品安全保護(hù)法律法規(guī)及其他要求。
 
  (3)其他外部信息,如顧客使用產(chǎn)品方面的信息、供應(yīng)商產(chǎn)品信息、相關(guān)部門(mén)直接從外部獲取的有關(guān)技術(shù)、食品鏈中的安全危害方面的信息。
 
  4.1.1.2內(nèi)部信息
 
 。1)常規(guī)信息,如食品安全目標(biāo)和指標(biāo)的檢測(cè)記錄,內(nèi)審和管理評(píng)審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行的其他記錄等。
 
 。2)不符合信息或潛在的不符合信息。
 
  (3)緊急信息,如出現(xiàn)重大食品安全、環(huán)境污染事故,出現(xiàn)水災(zāi)、洪澇、召回等情況的信息及記錄。
 
 。4)其他內(nèi)部信息。
 
  4.1.2信息的收集與處理
 
 。1)信息傳遞方式可采用書(shū)面記錄,資料交流,電子媒體,通訊等方式予以傳遞。
 
 。2)外部信息的收集與處理:
 
 、 質(zhì)量管理部、銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)執(zhí)法主管機(jī)關(guān)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)、海關(guān)、產(chǎn)品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)等檢測(cè)或檢查結(jié)果及反饋停息的收集,并傳遞到公司各相關(guān)部門(mén)。當(dāng)檢測(cè)或檢查結(jié)果不符合時(shí),按《糾正及糾偏措施管理程序》的要求處理;
 
 、谡、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)信息由質(zhì)量管理部及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、更新及處理,見(jiàn)《文件控制程序》;
 
 、酃⿷(yīng)鏈部對(duì)物料供應(yīng)商、廢物的收購(gòu)方、運(yùn)輸公司等相關(guān)方進(jìn)行信息溝通,并在需要時(shí)對(duì)其施加影響。
 
  對(duì)來(lái)自上述投訴處理詳見(jiàn)《糾正及糾偏措施管理程序》,一般般情況下在對(duì)方有要求時(shí),應(yīng)在一周內(nèi)予以解決和答復(fù);上述相關(guān)方反饋的信息,可由對(duì)應(yīng)部門(mén)以《信息處理反饋單》的形式傳遞到相關(guān)部門(mén)/人員。
 
 。3)產(chǎn)品安全信息的處理:主管職能部門(mén)在收到與下述方面有關(guān)的食品鏈中食品安全危害相關(guān)變更信息時(shí),應(yīng)及時(shí)傳遞到產(chǎn)品安全小組,產(chǎn)品安全小組負(fù)責(zé)更新和評(píng)價(jià)產(chǎn)品安全危害信息:
 
 、佼a(chǎn)品或新產(chǎn)品;
 
 、谠、輔料和服務(wù);
 
 、凵a(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備;
 
 、苌a(chǎn)場(chǎng)所,設(shè)備位置,周邊環(huán)境;
 
  ⑤清潔和衛(wèi)生方案;
 
 、薨b、貯存和分銷(xiāo)系統(tǒng);
 
 、呷藛T資格水平和(或)職責(zé)及權(quán)限分配;
 
 、喾煞ㄒ(guī)要求;
 
 、崤c食品安全危害和控制措施有關(guān)的知識(shí);
 
 、饨M織遵守的顧客、行業(yè)和其他要求;
 
  來(lái)自外部相關(guān)方的有關(guān)問(wèn)詢(xún);
 
  表明與產(chǎn)品有關(guān)的食品安全危害的抱怨;
 
  影響食品安全的其他條件。
 
  4.1.3信息庫(kù)的建立和應(yīng)用
 
  各部門(mén)負(fù)責(zé)建立部門(mén)的信息庫(kù),不斷匯集各方面反饋的信息;按照信息載體的不同提供相應(yīng)適宜的工作環(huán)境,分別存放、保管并整理分類(lèi),制成索引便于查閱,確保已經(jīng)獲取信息的完整性和可用性。
 
  4.2內(nèi)部溝通
 
  公司的最高管理者應(yīng)確保在不同層次和職能之間,就管理體系的過(guò)程,包括產(chǎn)品安全、控制要求,以及實(shí)施的有效性,進(jìn)行溝通,達(dá)到相互了解、相互信任,實(shí)現(xiàn)全員參與的效果。對(duì)于溝通的方式,應(yīng)予以確定。
 
  內(nèi)部溝通分為:
 
  4.2.1自上而下的溝通
 
  公司總經(jīng)理或授權(quán)人主持召開(kāi)公司相關(guān)例會(huì),討論生產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量安全、顧客反饋、相關(guān)方等方面的情況及時(shí)采取相應(yīng)的措施,以確保管理體系的正常運(yùn)行。
 
  4.2.2自下而上的溝通
 
  各部門(mén)應(yīng)建立報(bào)告制度,在定期或不定期的公司例會(huì)上向公司最高管理者報(bào)告部門(mén)產(chǎn)品安全、生產(chǎn)管理運(yùn)行情況以作為最高管理者決策的依據(jù)。
 
  4.2.3部門(mén)內(nèi)部的溝通
 
  各部門(mén)由部門(mén)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)溝通,討論部門(mén)產(chǎn)品安全目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況及存在的總是,以便及時(shí)采取相應(yīng)的措施,加強(qiáng)對(duì)管理過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量。
 
  4.2.4各部門(mén)之間的溝通
 
 。1)對(duì)于跨部門(mén)之間需要協(xié)調(diào)、溝通的事宜,應(yīng)由總經(jīng)理主持進(jìn)行溝通。對(duì)于日常事務(wù)的溝通,可以采用部門(mén)間傳遞《信息處理反饋單》方式溝通。
 
 。2)填寫(xiě)并保存相應(yīng)的記錄,針對(duì)問(wèn)題及時(shí)在現(xiàn)場(chǎng)糾正或發(fā)出《糾正措施處理單》限期糾正,執(zhí)行《糾正及糾偏措施管理程序》的有關(guān)規(guī)定。
 
  4.2.5其他方式的溝通
 
  公司管理體系有關(guān)的各種信息溝通,也可采用產(chǎn)品安全簡(jiǎn)報(bào)、QQ、微信、電子郵件、各種會(huì)議、布告欄、內(nèi)部刊物及各種媒體等。
 
5、相關(guān)文件
 
  5.1《糾正及糾偏措施管理程序》
 
  5.2《文件控制程序》
 
6、相關(guān)記錄
 
  6.1《信息處理反饋單》
 
  6.2《糾正措施處理單》
編輯:foodqm

 
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