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體系文件-糾正措施控制程序

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-09-01  來源:食農(nóng)認證聯(lián)盟公眾號  作者:食品論壇網(wǎng)友 andyco 分享
核心提示:體系文件-糾正措施控制程序
1、目的
 
  規(guī)定對不合格的情況進行原因分析并采取糾正措施的步驟和方法,以防止質(zhì)量問題重復(fù)發(fā)生。
 
2、適用范圍
 
  本程序適用于對糾正措施的管理。
 
3、職責(zé)
 
  3.1 管理者代表負責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督本公司的糾正措施的制定與實施。
 
  3.2 各責(zé)任部門負責(zé)本部門糾正措施的制訂、實施工作。
 
4、工作程序
 
  4.1 不合格的確認及評審
 
  詳見《不合格控制程序》;
 
  《管理評審程序》。
 
  4.2 確定不合格原因
 
  管理者代表會同相關(guān)部門對經(jīng)過評審確認的不合格進行分析,并確定發(fā)生該項不合格根本的原因。
 
  導(dǎo)致不合格的原因可能有以下幾種:
 
  a) 供方不合格;
 
  b) 個人工作不合格;
 
  c) 不遵守標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或管理程序;
 
  d) 培訓(xùn)不夠;
 
  e) 缺少檢查控制;
 
  f) 文件不適當(dāng);
 
  g) 組織結(jié)構(gòu)欠缺
 
  h) 其它。
 
  4.3 評價采取糾正措施的需要
 
  管理者代表負責(zé)組織相關(guān)部門依據(jù)不合格的嚴重程度、采取的措施的可行性、安全性、經(jīng)濟性等評價采取措施的必要性。
 
  但在出現(xiàn)下列情況時必須考慮采取糾正措施:
 
  a) 對于不合格分析或數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)重復(fù)多次出現(xiàn)不合格;
 
  b) 性質(zhì)非常嚴重的不合格;
 
  c) 顧客投訴;
 
  d) 管理評審中所提出并確認的不合格;
 
  e) 內(nèi)部質(zhì)量審核中所發(fā)現(xiàn)的不合格。
 
  注:內(nèi)部質(zhì)量審核中出現(xiàn)的不合格的糾正措施按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》執(zhí)行。
 
  4.4 顧客投訴的處理
 
  4.4.1 顧客投訴受理
 
  4.4.1.1 辦公室負責(zé)接受顧客來電、來函、傳真、E-mail、退貨等方式的投訴。并將投訴內(nèi)容登記于《顧客投訴處理單》上進行管理。
 
  4.4.1.2  辦公室對顧客的投訴進行調(diào)查確認。并將顧客名稱、投訴時間、投訴內(nèi)容填寫《顧客投訴處理單》上。
 
  4.4.2 投訴分析原因
 
  辦公室對《顧客投訴處理單》的內(nèi)容進行分析,找出不合格的原因,填寫于《顧客投訴處理單》上,并判定相應(yīng)的責(zé)任部門。凡是涉及到索賠的投訴還應(yīng)反饋至公司董事長。
 
  4.4.3 糾正行動的制定
 
  4.4.3.1 辦公室組織相關(guān)部門制定針對投訴問題的處理方案,記錄于《顧客投訴處理單》上,經(jīng)公司董事長或經(jīng)理的批準(zhǔn)后回復(fù)顧客。
 
  4.4.3.2 對于處理方案不能與顧客取得協(xié)調(diào)一致時,應(yīng)反饋至公司董事長或經(jīng)理,并就處理方案進一步與顧客協(xié)商,爭取能與顧客達成一致意見。
 
  4.4.3.3 如與顧客協(xié)商不成時,可根據(jù)合同按相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定進行處理。
 
  4.4.3.4 對于投訴的處理結(jié)果應(yīng)記錄于《顧客投訴處理單》。
 
  4.4.4 糾正措施的制定、實施、跟蹤、驗證按本條款4.5項、4.6項運行。
 
  4.5 糾正措施的制定與實施
 
  4.5.1 管理者代表負責(zé)組織相關(guān)部門根據(jù)4.3的結(jié)論制定出糾正措施及要求完成時間,填寫《糾正措施報告》中相應(yīng)的欄目。
 
  4.5.2 各部門制訂糾正措施時,應(yīng)根據(jù)不合格問題的重要性及所承受的風(fēng)險程度,采取相應(yīng)的糾正措施,同時需考慮制訂防止同類問題再次發(fā)生預(yù)防措施的可能性,對于需要采取預(yù)防措施的參見《預(yù)防措施控制程序》進行。
 
  4.5.3 制定的糾正措施應(yīng)由管理者代表審核,并確定責(zé)任部門,經(jīng)董事長批準(zhǔn)后,直接交責(zé)任部門。
 
  4.5.4 責(zé)任部門按批準(zhǔn)后的糾正措施及時間要求實施糾正措施。
 
  4.5.5 責(zé)任部門應(yīng)將糾正措施的執(zhí)行情況及其結(jié)果填寫于《糾正措施報告》中。
 
  4.6 糾正措施的跟蹤驗證
 
  4.6.1 責(zé)任部門按批準(zhǔn)后的糾正措施實施,并將糾正措施實施結(jié)果報告管理者代表。
 
  4.6.2 管理者代表或其指定的授權(quán)人員負責(zé)對糾正措施的實施情況進行跟蹤驗證,以確保這些措施得到有效執(zhí)行,并做好措施實施結(jié)果的統(tǒng)計、記錄。
 
  4.6.3 管理者代表或其指定的授權(quán)人員應(yīng)使用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)、方法對糾正措施實施的結(jié)果進行分析研究,以驗證該糾正措施的有效性。
 
  4.6.4 如責(zé)任部門未按期、有效的完成糾正措施或?qū)m正措施的有效性方面驗證結(jié)果不滿意時,管理者代表應(yīng)重新組織相關(guān)部門討論,重新規(guī)定完成期限或重新制定糾正措施按4.5項、4.6項運行,直至驗證結(jié)果滿意。
 
  4.6.5 驗證結(jié)果滿意后,驗證人員在《糾正措施報告》中填寫驗證意見,并交管理者代表審核以關(guān)閉此不合格項。
 
  4.6.6 管理者代表負責(zé)《糾正措施報告》的管理,編制《糾正措施報告清單》。
 
  4.7 對于重大的糾正措施的實施情況,由管理者代表匯總后報告董事長并提交管理評審。涉及多個部門的糾正措施應(yīng)提交董事長批準(zhǔn)。
 
  4.8 糾正措施的鞏固
 
  4.8.1 經(jīng)驗證有效的糾正措施應(yīng)加以鞏固,以長期消除產(chǎn)生不合格的原因。
 
  4.8.2 鞏固的方法
 
  將有效方法納入文件以及培訓(xùn)等。
 
  4.8.3 為鞏固糾正措施所引起的文件更改按《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行,培訓(xùn)按相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。
 
5、相關(guān)文件
 
  5.1 《文件控制程序》
 
  5.2 《不合格品控制程序》
 
  5.3 《管理評審程序》
 
  5.4 《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》
 
6、記錄
 
  6.1  《顧客投訴處理單》
 
  6.2  《糾正措施報告》
 
  6.3  《糾正措施報告清單》
編輯:foodqm

 
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