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審核技巧-審核活動實施過程的控制

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-10-13  來源:體系管理
核心提示:為了實現(xiàn)一次成功的審核,在有限的時間內(nèi)收集審核證據(jù),有效地完成審核任務,在審核活動的實施中,需對審核的全過程實施控制。對審核過程進行控制是審核組長的責任,審核組成員應積極配合。
   為了實現(xiàn)一次成功的審核,在有限的時間內(nèi)收集審核證據(jù),有效地完成審核任務,在審核活動的實施中,需對審核的全過程實施控制。對審核過程進行控制是審核組長的責任,審核組成員應積極配合。
 
  審核過程的控制主要包括:
 
1、審核計劃的控制
 
  審核計劃經(jīng)審核委托方、審核組、受審核方同意確認。通常情況下,審核期間,審核組原則上應按審核計劃確定的日程安排實施審核,對審核進度進行控制。特殊情況下,如出現(xiàn)原來沒有估計到的非受控因素的影響,諸如關(guān)鍵人員緊急出差、停電、停水或其他意外而導致生產(chǎn)或服務現(xiàn)場無法正常運作等,可對計劃作適當調(diào)整。計劃調(diào)整后應與審核組成員及受審核方及時溝通。但應注意不要任意脫離計劃實施審核。
 
  保證按計劃實施審核的關(guān)鍵,是要掌握好對每個部門或過程的審核節(jié)奏。審核員要注意控制審核時間,不要偏離審核線索。在現(xiàn)場審核中,充分利用檢查表是控制審核計劃實施進度的有效方法。這需要根據(jù)在該部門審核時規(guī)定的總時間,掌握好審核該部門中每個要素所占的時間長短。如果所制訂的審核計劃在實際審核中確實存在某些不周密情況,需要調(diào)整時,經(jīng)過審核雙方同意后可以作必要的調(diào)整,但總的審核時間一般情況下不宜變更。
 
2、審核活動的控制
 
  審核過程中,審核員應依據(jù)審核計劃,按檢查表預先策劃的審核路線、方法實施審核活動,應注意控制審核進度及以下幾個方面:
 
 。1) 明確總體、合理抽樣。
 
  審核的最基本的方法是抽樣,但抽樣帶有風險性,故需科學合理抽樣。審核員在編制檢查表時就應明確審核的對象和抽樣的總體,并對擬抽取的樣本進行策劃。
 
  在現(xiàn)場審核中,審核員應根據(jù)實際情況明確總體、隨機抽樣,確保抽取樣本的合理性、代表性,以獲得審核所需的審核證據(jù)。當有線索表明受審核方管理體系存在異常情況時,應追蹤審核。
 
 。2) 辨識關(guān)鍵過程注重有效性證據(jù)。
 
  審核員應通過審核準備和查閱文件、觀察和調(diào)查,并借助審核組內(nèi)技術(shù)專家或?qū)I(yè)審核員的指導,辨別影響體系運行有效性的關(guān)鍵崗位和主要問題,評定影響過程的主要因素。
 
  在現(xiàn)場審核過程中,審核員應始終保持對審核信息的敏感性,關(guān)注過程控制的結(jié)果及過程的有效性,注重對有效性證據(jù)的收集。
 
 。3) 注意相關(guān)影響。
 
  審核過程中往往需要進行分組審核。通常每一位審核員所接觸的只是受審核方管理體系、過程或產(chǎn)品的一部分,因此,每位審核員須注意各過程、活動之間的相互作用、影響、因果關(guān)系及共性問題等,對所收集的信息進行綜合分析,應注意審核組內(nèi)各小組之間的信息傳遞與溝通。
 
 。4) 審核客觀性控制。
 
  由于行業(yè)和活動特點的不同,不同的組織、不同的產(chǎn)品類別對管理體系各項活動的控制方法是不一樣的。審核組長應提醒審核組員時刻保持客觀態(tài)度,不要把主觀猜測和腌斷作為審核證據(jù)。
 
  在審核過程中,應以標準、適用的法律法規(guī)、管理體系文件化信息和其他要求等作為審核準則,避免以自己的想法和經(jīng)驗作為審核準則,將自己的想法強加給受審核方,主觀武斷和形式主義,保持審核的公正性和客觀性。審核員應重視控制效果,避免主觀武斷、形式主義。
 
  (5) 審核氣氛的控制。
 
  審核過程中營造良好的氣氛十分重要。這是審核組全體成員的職責。
 
  在審核過程中, 審核員應尊重受審核方,始終保持耐心和禮貌,不介入受審核方的內(nèi)部矛盾,正確對待受審核方的各種態(tài)度,營造良好的審核氣氛, 使審核在融洽、坦誠、和諧的氛圍中進行,保持審核的客觀性和公正性。
 
  (6) 審核規(guī)范紀律的控制。
 
  審核任務由審核組全體成員共同完成。審核組成員之間應具有團結(jié)協(xié)作的工作作風,及時交流和溝通,相互配合和支持,以順利實現(xiàn)審核目標。
 
  審核員在審核過程中應遵守行為準則規(guī)范,如守時、禮貌、公正、保密等。審核組長應時刻注意控制審核工作的進展情況,關(guān)注審核員的表現(xiàn),一旦發(fā)現(xiàn)有違反審核紀律或不利于審核正常進行的言行應及時提醒改正,對審核中不應該出現(xiàn)的緊張氣氛或過千潦草等情況,應及時采取適當?shù)拇胧┻M行糾正。
 
3、審核結(jié)果的控制
 
  審核應以可追溯的客觀事實為基礎(chǔ),以審核準則為依據(jù),應在規(guī)定的審核領(lǐng)域、范圍內(nèi)從事審核;
 
  對所發(fā)現(xiàn)的不符合,應以客觀事實作依據(jù),并得到受審核方理解、確認;
 
  審核組長對審核的全過程予以控制,對審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論應在審核組內(nèi)部充分論,達成共識,作出公正、客觀的結(jié)論。
編輯:foodqm

 
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