一、質(zhì)量記錄過程中常見的問題與對(duì)策
報(bào)表填寫必須完整,盡可能詳細(xì):
記錄要求準(zhǔn)確清晰,不得潦草:
記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件,是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運(yùn)行過程,而過程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性,記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。
在記錄過程中常見的問題:
盲:記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明,不是為管理、改進(jìn)所用,而是為了應(yīng)付檢查。
亂:記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng),缺乏體系考慮,記錄的填寫,保管收集混亂,責(zé)任不清。
散:保存、管理分散,未作統(tǒng)一的規(guī)定。
松:記錄填寫、傳遞、保管不嚴(yán),日常疏于檢查,達(dá)不到要求,無人考核,且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。
空:該填不填,空格很多,缺乏嚴(yán)肅性,法定性。
錯(cuò):寫錯(cuò)別字,語(yǔ)言表達(dá)不清,填寫錯(cuò)誤。
二、記錄的設(shè)計(jì)和編制意義
1、記錄的充分性和必要性:
記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件,應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。為此,組織既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性,力求使原始記錄完整,同時(shí),又要對(duì)每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評(píng)審和取舍,要注意并非記錄越多越好,正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
2、記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性:
真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息,才能為有效地運(yùn)行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù),因此,在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時(shí),應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫記錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。
3、記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化:
應(yīng)盡量采用國(guó)際、國(guó)內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗(yàn)以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,在建立質(zhì)量管理體系過程中,應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行的進(jìn)行清理,廢立多余的記錄,修改不適用的記錄,沿用有價(jià)值的并增補(bǔ)必需的,應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定,按要求統(tǒng)一編號(hào),使各項(xiàng)活動(dòng)的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào),實(shí)現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于同一種活動(dòng)的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的,不能隨意變更,造成混亂,即使需要修改,也應(yīng)規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間開始使用新表格。
三、記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)
1、記錄用筆要求:
記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,不應(yīng)用紅筆,這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
2、記錄的原始性:
記錄要保持現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作,如實(shí)記錄,這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記,當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記。做到及時(shí)和真實(shí),不允許添加點(diǎn)滴水分,使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性,不可以重新抄寫和復(fù)印,更不可以在過程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。
3、記錄的清晰準(zhǔn)確:
記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的,即是證據(jù),首先要屬實(shí),要做到屬實(shí),就要將過程做到位并運(yùn)作事實(shí)記得正確和清晰,語(yǔ)言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。
4、筆誤的處理:
在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后,不要在筆誤處亂寫亂畫,甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋,正確的處理筆誤的方法,是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,用原使用的筆墨畫一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
5、空白欄目的填寫:
有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填,其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無內(nèi)容可填,就以一橫線代之,如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫,亦可用一斜線代之。
6、簽署要求:
記錄中會(huì)包含各種類型的簽署,有作業(yè)后的簽署,有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署,這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn),是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分,任何簽署都應(yīng)簽署全名,同時(shí)盡可能的清晰易辨,不允許有姓無名或有名無姓情況存在。
四、記錄的管理和控制
1、記錄的標(biāo)識(shí):
應(yīng)具有唯一性標(biāo)識(shí),為了便于歸檔和檢索,記錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào)。
2、標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括:
記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號(hào)、版本號(hào)、表號(hào)、頁(yè)號(hào)、沒有標(biāo)識(shí)或不符合標(biāo)識(shí)要求的記錄表格是無效的表格。
3、記錄的貯存和保管:
記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或?qū)iT的主管部門負(fù)責(zé),應(yīng)建立必要的保管制度,保管方式應(yīng)便于檢索合存取,保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠,干燥、通風(fēng)并有必要的架、箱,應(yīng)做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)和丟失。管以及路的保存期限問題,如果外部沒有要求的,組織可針對(duì)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)合法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定,如果合同對(duì)記錄提出要求,則按照顧客的要求確定保存期限。
一般情況下,記錄的保存期限為2年,主要的記錄應(yīng)保存3年,重要的記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。
4、記錄的檢索:
一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)往往涉及到多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格,為了避免漏項(xiàng),應(yīng)當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)行編目,編目具有引導(dǎo)和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對(duì)該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目,合同或是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)后過程,可以考慮建立一個(gè)總編目,按產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的進(jìn)度進(jìn)行排列。對(duì)于記錄內(nèi)容較多,質(zhì)量活動(dòng)聯(lián)系復(fù)雜的記錄,也可設(shè)置分項(xiàng)編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗(yàn)收合格后方可進(jìn)行,如果歸檔資料不全,負(fù)責(zé)歸檔驗(yàn)收的部門有權(quán)拒收。記錄中包含了大量有用的體系運(yùn)行證據(jù)和原始信息,要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關(guān)部門和員工查找,記錄的查閱納入計(jì)算機(jī)管理是比較好的做法,編制電子索引,可以提高檢索和查閱的效率。
5、記錄的處置:
超過規(guī)定保存期限的記錄,應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理,重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實(shí)記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài),如實(shí)反映質(zhì)量管理體系過程、過程和活動(dòng)的運(yùn)行狀況和結(jié)果,證實(shí)產(chǎn)品滿足技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度,反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運(yùn)行,產(chǎn)品、過程和整個(gè)體系的運(yùn)行是否達(dá)到了預(yù)期的要求。
6、質(zhì)量記錄報(bào)表填寫注意事項(xiàng):
質(zhì)量記錄用于記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果,是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù),為采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù),有利于產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性。
五、質(zhì)量記錄填寫有以下事項(xiàng)需要注意
報(bào)表填寫必須完整,盡可能詳細(xì):
對(duì)所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚,如不能填寫的內(nèi)容要用斜線(/)劃掉,特別是簽名欄的填寫,要寫全名。
記錄要求準(zhǔn)確清晰,不得潦草:
更不得隨便在記錄上亂涂亂畫,記錄背面也一樣,特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度,不清晰者要進(jìn)行重填。
記錄不得隨便進(jìn)行更改:
需要更改時(shí)正確的做法是先將錯(cuò)誤的地方用一條橫線劃掉,然后,在旁邊寫上正確的內(nèi)容。同時(shí),在旁邊進(jìn)行簽名,并寫上日期。
值得注意的是:
如是數(shù)字錯(cuò)誤,應(yīng)將整個(gè)數(shù)字劃掉,不能僅將數(shù)字中寫錯(cuò)的位數(shù)劃掉。
簽名時(shí)要注意寫全名,不能僅寫一個(gè)字或?qū)懩持魅巍⒛辰?jīng)理、某先生、某小姐等……
填寫日期時(shí)要寫全年月日,例如,文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等……
不準(zhǔn)使用涂改液,也不能使用修正紙等,不準(zhǔn)用鉛筆填寫,一般不準(zhǔn)用紅色筆跡填寫,尤其是簽名。記錄報(bào)表的日期和流水號(hào)要寫全,便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日,如,2004年2月1日;流水號(hào)的填制必須按固定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行,流水號(hào)的填寫位置在報(bào)表的右上角。