在物料供應(yīng)商的日常管理過(guò)程中，主要涉及到供應(yīng)商信息變更、年度供應(yīng)商審計(jì)、績(jī)效評(píng)價(jià)、臨時(shí)評(píng)估以及證照管理幾個(gè)方面。

 

1、證照管理

 

　　應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商、物料相關(guān)證照的有效期至信息及時(shí)進(jìn)行索取和更新，包括質(zhì)量保證協(xié)議。

 

　　當(dāng)因?yàn)椴少?gòu)量較少而導(dǎo)致供應(yīng)商配合意愿低時(shí)，建議根據(jù)供應(yīng)商的歷史情況及現(xiàn)狀進(jìn)行綜合評(píng)估，進(jìn)而確定凍結(jié)或注銷(xiāo)該供應(yīng)商。

 

　　另外，建議審核《銷(xiāo)售人員法人授權(quán)委托書(shū)》時(shí)，酌情考慮是否需要增設(shè)有效期信息，避免后續(xù)管理時(shí)導(dǎo)致工作量的增加。

 

　　當(dāng)然也可在sop中列明資質(zhì)材料的分級(jí)，針對(duì)次要類(lèi)別的可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂疲�例如針�?duì)重要類(lèi)資質(zhì)，一旦證照過(guò)期立即轉(zhuǎn)凍結(jié)。

 

　　在線下管理過(guò)程中，建議Excel收集好不同供應(yīng)商的證照信息，包括名稱、有效期至，通過(guò)Excel公式可以實(shí)現(xiàn)近效期、超期證照的自動(dòng)可視化提醒，便于減少供應(yīng)商管理員排查證照有效性的工作量，保證供應(yīng)商證照可以得到動(dòng)態(tài)的更新和管理。

 

2、年度供應(yīng)商審計(jì)

 

　　可以針對(duì)不同等級(jí)的供應(yīng)商設(shè)定不同的審計(jì)周期，根據(jù)首次審計(jì)日期以及周期，計(jì)算供應(yīng)商的審計(jì)到期日期，可以通過(guò)此方式對(duì)供應(yīng)商審計(jì)有效期至進(jìn)行動(dòng)態(tài)提醒，在線下一般都會(huì)設(shè)計(jì)有供應(yīng)商年度審計(jì)計(jì)劃表格，該表格中會(huì)列舉出來(lái)供應(yīng)商周期性審計(jì)的任務(wù)安排，建議根據(jù)供應(yīng)商的物理位置來(lái)確認(rèn)審計(jì)的行程安排，盡可能一個(gè)路線將多個(gè)近距離的供應(yīng)商審計(jì)覆蓋掉，以減少差旅成本。

 

　　另外，如果屬于集團(tuán)層級(jí)供應(yīng)商，建議子公司SOP中說(shuō)明是否可以引用其他公司的審計(jì)報(bào)告，建議需要對(duì)審計(jì)報(bào)告進(jìn)行審核，確認(rèn)其他公司的審計(jì)是否可以滿足本公司的質(zhì)量要求，因?yàn)橛锌赡軐徲?jì)主體是原料藥公司執(zhí)行的，那么制劑公司在引用時(shí)需要考慮到該審計(jì)報(bào)告的適用性，避免引入潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

 

3、臨時(shí)評(píng)估

 

　　當(dāng)物料連續(xù)多批檢驗(yàn)不合格或者物料需要使用在其他產(chǎn)品中時(shí)，需要啟動(dòng)臨時(shí)評(píng)估，特別是后者，需要判斷該物料在對(duì)應(yīng)產(chǎn)品中的重要程度，如果重要程度增加，則代表物料等級(jí)可能會(huì)調(diào)整，需要根據(jù)變更后的等級(jí)進(jìn)行評(píng)估，例如增補(bǔ)工藝路線圖、開(kāi)展試用、工藝驗(yàn)證、供應(yīng)商審計(jì)等活動(dòng)，評(píng)估通過(guò)后更新物料供應(yīng)商等級(jí)及其適用品種。

 

4、供應(yīng)商信息變更

 

　　當(dāng)供應(yīng)商信息發(fā)送變更時(shí)，需要及時(shí)告知企業(yè)，實(shí)際情況下很少可以獲得供應(yīng)商積極主動(dòng)的告知，特別是主要做為研發(fā)物料購(gòu)買(mǎi)時(shí)，由于購(gòu)買(mǎi)量少，很有可能無(wú)法獲得供應(yīng)商的重視，這部分內(nèi)容需要企業(yè)和供應(yīng)商之間建立起良好的合作關(guān)系。

 

　　當(dāng)供應(yīng)商通知企業(yè)后，供應(yīng)商管理員需要根據(jù)變更的內(nèi)容進(jìn)行初步判斷，該變更是否可能對(duì)購(gòu)買(mǎi)的物料質(zhì)量帶來(lái)影響，例如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、關(guān)鍵工藝、生產(chǎn)地址等變化需要進(jìn)行充分的評(píng)估，確認(rèn)需要開(kāi)展哪些活動(dòng)來(lái)對(duì)變更后的物料進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)其是否依然滿足預(yù)期使用要求。

 

　　無(wú)論是主動(dòng)告知，還是被動(dòng)知悉，當(dāng)觸發(fā)供應(yīng)商信息變更時(shí)，需要根據(jù)變更的內(nèi)容決定是否需要啟動(dòng)供應(yīng)商臨時(shí)評(píng)估，例如供應(yīng)商的生產(chǎn)地址發(fā)生變化，可能會(huì)對(duì)供應(yīng)物料的質(zhì)量帶來(lái)影響，此時(shí)需要結(jié)合該供應(yīng)商的情況進(jìn)行判斷，通過(guò)額外的物料檢測(cè)、試用、工藝驗(yàn)證、供應(yīng)商審計(jì)等活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估，以確保該物料供應(yīng)商依然可以達(dá)到預(yù)期用途。

 

5、績(jī)效評(píng)價(jià)

 

　　關(guān)于績(jī)效評(píng)價(jià)，可以針對(duì)供應(yīng)商級(jí)別做出評(píng)價(jià)，也可以針對(duì)物料級(jí)別做出評(píng)價(jià)，不論是哪種評(píng)價(jià)顆粒度，都是希望能夠通過(guò)定期的方式對(duì)物料供應(yīng)商進(jìn)行回顧、總結(jié)，確保其提供的物料能夠持續(xù)符合企業(yè)質(zhì)量要求，通過(guò)績(jī)效評(píng)價(jià)的方式，可以對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商放寬評(píng)價(jià)及審計(jì)周期，對(duì)表現(xiàn)較差的供應(yīng)商可以通過(guò)縮短對(duì)應(yīng)的周期或者立即觸發(fā)臨時(shí)評(píng)估來(lái)進(jìn)一步評(píng)估其質(zhì)量體系。

 

　　通過(guò)上述幾個(gè)環(huán)節(jié)的配合，實(shí)現(xiàn)物料供應(yīng)商的日常管理。