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八項(xiàng)質(zhì)量管理原則其中一個(gè)重要的原則是領(lǐng)導(dǎo)作用，它同樣適用于現(xiàn)場審核的管理。作為一次現(xiàn)場審核，審核組是受中心委派代表認(rèn)證機(jī)構(gòu)實(shí)施審核的集體，組長肩負(fù)著團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)全體組員一道保質(zhì)保量完成中心交給的審核任務(wù)，為認(rèn)證組織提供增值服務(wù)的重?fù)?dān)。組長的個(gè)人素質(zhì)、有關(guān)知識和技能，以及組織領(lǐng)導(dǎo)能力，對審核活動能否有效的管理和控制就成為關(guān)鍵。
GB/T 19011－2003 7.3.2中對審核組長提出了如下要求：
—對審核進(jìn)行策劃并在審核中有效地利用資源；
—代表審核組與審核委托方和受審核方進(jìn)行溝通；
—組織和指導(dǎo)審核組成員；
—為實(shí)習(xí)審核員提供指導(dǎo)和指南；
—領(lǐng)導(dǎo)審核組得出審核結(jié)論；
—預(yù)防和解決沖突；
—編制和完成審核報(bào)告。
我們可以用P－D－C－A循環(huán)的方法來展開如何當(dāng)審核組長。
P－策劃
審核組長應(yīng)對中心交給的審核任務(wù)進(jìn)行全面策劃，在審核中有效地利用資源，合理地分配審核任務(wù)給審核組成員，編制適宜的審核計(jì)劃。為此就應(yīng)當(dāng)抓好兩頭：一頭是了解審核員的基本情況，特別是其所具備的專業(yè)，以便把產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)(設(shè)計(jì)和開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù))、產(chǎn)品監(jiān)視和測量等專業(yè)性強(qiáng)的過程分配給具有該專業(yè)的審核員，以滿足專業(yè)能力配備的要求和審核的深度。有時(shí)會遇到組織的設(shè)計(jì)部門承擔(dān)多種不同的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開發(fā)，此時(shí)就應(yīng)安排具有相應(yīng)專業(yè)的審核員在不同的時(shí)間對該部門進(jìn)行審核，這樣既滿足了專業(yè)能力的要求，又避免了同一時(shí)間多位審核員對一個(gè)部門的審核。此外還要注意實(shí)習(xí)審核員不能獨(dú)立進(jìn)行審核，在編制審核計(jì)劃中不能單獨(dú)做為一個(gè)審核小組。另一頭是與受審核方及時(shí)溝通，核對部門或過程的職能分配，了解受審核方地域分布情況以及有關(guān)安全保密事宜和作息制度，以便訂出一份切實(shí)可行的審核計(jì)劃。
D－實(shí)施 審核的實(shí)施是現(xiàn)場收集審核證據(jù)，形成審核發(fā)現(xiàn)的過程。審核組長一是要抓好審核組的內(nèi)部溝通，其目的是通過審核組成員之間交換信息，使審核組長掌握受審核方管理體系的運(yùn)行情況，為對其管理體系評價(jià)和做出審核結(jié)論提供依據(jù)。溝通的主要內(nèi)容是：
— 各小組審核計(jì)劃執(zhí)行情況；
— 審核發(fā)現(xiàn)并確定其中的不符合項(xiàng)；
— 協(xié)調(diào)審核組的任務(wù)分工，必要時(shí)加以調(diào)整；
— 明確審核組成員需進(jìn)一步追蹤的問題；
— 討論審核過程中出現(xiàn)的異常情況和處理辦法。
二是審核組長要抓好與受審核方和中心進(jìn)行及時(shí)、有效的溝通，以使審核工作順利進(jìn)行和應(yīng)對隨時(shí)出現(xiàn)的意外問題。與受審核方的溝通可以在很大程度上預(yù)防和解決矛盾，增強(qiáng)互相之間對問題的理解，澄清問題，避免造成誤解和沖突。與中心的聯(lián)系和溝通便于妥善處理審核組遇到的異常情況和重大風(fēng)險(xiǎn)。與受審核方溝通的主要內(nèi)容：
— 審核計(jì)劃實(shí)施情況；
— 審核發(fā)現(xiàn)包括可能形成的不符合項(xiàng)；
— 審核活動的調(diào)整；
— 需要受審核方進(jìn)行配合和支持的問題；
— 審核過程中出現(xiàn)的異常情況和處理意見。
與中心聯(lián)系和溝通的主要問題：
— 通過獲取的客觀證據(jù)表明存在緊急或重大風(fēng)險(xiǎn)或已獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的時(shí)；
— 審核范圍的變化，特別是審核范圍的擴(kuò)大，因?yàn)樗婕暗綄徍私M的專業(yè)能力配備以及審核時(shí)間的問題；
— 審核組難以判定的不符合項(xiàng)；
— 異常情況及處理意見。
C－檢查
審核組長要對審核過程進(jìn)行檢查，以確定對審核策劃實(shí)施的符合性和有效性， 識別出現(xiàn)的問題，及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施。檢查的主要內(nèi)容是每位審核員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，利用提供的資源完成所分工的審核工作。包括審核內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，是否按審核計(jì)劃完成了所規(guī)定的條款和過程的審核，有無遺漏，所記錄的審核證據(jù)的可證實(shí)性和準(zhǔn)確性，抽樣的充分性和合理性等。其檢查的方式一是審核組內(nèi)部溝通；二是檢查編制的檢查表和審核記錄。有時(shí)組長在有限的審核時(shí)間內(nèi)對每位審核員全面的檢查往往是辦不到的，但對實(shí)習(xí)審核員和經(jīng)驗(yàn)不多的審核員應(yīng)做為檢查的重點(diǎn)。通過檢查對實(shí)習(xí)審核員給以指導(dǎo)和幫助。此外還要認(rèn)真收集受審核方對審核組的意見，通過反饋的信息來檢查審核員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量及審核能力。
A－總結(jié) 審核組長要有能力去協(xié)調(diào)、歸納總結(jié)組內(nèi)各種意見，最終形成對受審核方管理體系的評價(jià)意見和審核結(jié)論。為此審核組長要收集各小組針對審核準(zhǔn)則，提供正面和負(fù)面的審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行分析、判斷和歸納提出評價(jià)的初步意見，同時(shí)要認(rèn)真聽取各小組審核員對受審核方管理體系的意見，集思廣益，補(bǔ)充完善，以便做出全面準(zhǔn)確的評價(jià)。同時(shí)，總結(jié)審核經(jīng)驗(yàn)，以提高審核水平。最后編制和完成審核報(bào)告并對審核報(bào)告的內(nèi)容負(fù)責(zé)。審核報(bào)告要提供有關(guān)審核的完整、準(zhǔn)確、簡潔和清晰的記錄，這就要求審核組長要有較好的文字表達(dá)能力。此外還要繼續(xù)做好與受審核方的溝通，其方式可以在末次會議前與組織的領(lǐng)導(dǎo)層交換意見。其主要內(nèi)容是對管理體系的評價(jià)意見，審核結(jié)論，不符合項(xiàng)的確認(rèn)及整改時(shí)間和糾正措施要求，同時(shí)對開出的觀察項(xiàng)和尚未構(gòu)成不符合項(xiàng)的潛在的管理問題給予指出，以便受審核方加以改進(jìn)，但要注意不提供咨詢意見。如有分歧意見要進(jìn)行討論，并盡可能予以解決。
GB/T 19011－2003 7.3.2中對審核組長提出了如下要求：
—對審核進(jìn)行策劃并在審核中有效地利用資源；
—代表審核組與審核委托方和受審核方進(jìn)行溝通；
—組織和指導(dǎo)審核組成員；
—為實(shí)習(xí)審核員提供指導(dǎo)和指南；
—領(lǐng)導(dǎo)審核組得出審核結(jié)論；
—預(yù)防和解決沖突；
—編制和完成審核報(bào)告。
我們可以用P－D－C－A循環(huán)的方法來展開如何當(dāng)審核組長。
P－策劃
審核組長應(yīng)對中心交給的審核任務(wù)進(jìn)行全面策劃，在審核中有效地利用資源，合理地分配審核任務(wù)給審核組成員，編制適宜的審核計(jì)劃。為此就應(yīng)當(dāng)抓好兩頭：一頭是了解審核員的基本情況，特別是其所具備的專業(yè)，以便把產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)(設(shè)計(jì)和開發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù))、產(chǎn)品監(jiān)視和測量等專業(yè)性強(qiáng)的過程分配給具有該專業(yè)的審核員，以滿足專業(yè)能力配備的要求和審核的深度。有時(shí)會遇到組織的設(shè)計(jì)部門承擔(dān)多種不同的產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開發(fā)，此時(shí)就應(yīng)安排具有相應(yīng)專業(yè)的審核員在不同的時(shí)間對該部門進(jìn)行審核，這樣既滿足了專業(yè)能力的要求，又避免了同一時(shí)間多位審核員對一個(gè)部門的審核。此外還要注意實(shí)習(xí)審核員不能獨(dú)立進(jìn)行審核，在編制審核計(jì)劃中不能單獨(dú)做為一個(gè)審核小組。另一頭是與受審核方及時(shí)溝通，核對部門或過程的職能分配，了解受審核方地域分布情況以及有關(guān)安全保密事宜和作息制度，以便訂出一份切實(shí)可行的審核計(jì)劃。
D－實(shí)施 審核的實(shí)施是現(xiàn)場收集審核證據(jù)，形成審核發(fā)現(xiàn)的過程。審核組長一是要抓好審核組的內(nèi)部溝通，其目的是通過審核組成員之間交換信息，使審核組長掌握受審核方管理體系的運(yùn)行情況，為對其管理體系評價(jià)和做出審核結(jié)論提供依據(jù)。溝通的主要內(nèi)容是：
— 各小組審核計(jì)劃執(zhí)行情況；
— 審核發(fā)現(xiàn)并確定其中的不符合項(xiàng)；
— 協(xié)調(diào)審核組的任務(wù)分工，必要時(shí)加以調(diào)整；
— 明確審核組成員需進(jìn)一步追蹤的問題；
— 討論審核過程中出現(xiàn)的異常情況和處理辦法。
二是審核組長要抓好與受審核方和中心進(jìn)行及時(shí)、有效的溝通，以使審核工作順利進(jìn)行和應(yīng)對隨時(shí)出現(xiàn)的意外問題。與受審核方的溝通可以在很大程度上預(yù)防和解決矛盾，增強(qiáng)互相之間對問題的理解，澄清問題，避免造成誤解和沖突。與中心的聯(lián)系和溝通便于妥善處理審核組遇到的異常情況和重大風(fēng)險(xiǎn)。與受審核方溝通的主要內(nèi)容：
— 審核計(jì)劃實(shí)施情況；
— 審核發(fā)現(xiàn)包括可能形成的不符合項(xiàng)；
— 審核活動的調(diào)整；
— 需要受審核方進(jìn)行配合和支持的問題；
— 審核過程中出現(xiàn)的異常情況和處理意見。
與中心聯(lián)系和溝通的主要問題：
— 通過獲取的客觀證據(jù)表明存在緊急或重大風(fēng)險(xiǎn)或已獲得的審核證據(jù)表明不能達(dá)到審核目的時(shí)；
— 審核范圍的變化，特別是審核范圍的擴(kuò)大，因?yàn)樗婕暗綄徍私M的專業(yè)能力配備以及審核時(shí)間的問題；
— 審核組難以判定的不符合項(xiàng)；
— 異常情況及處理意見。
C－檢查
審核組長要對審核過程進(jìn)行檢查，以確定對審核策劃實(shí)施的符合性和有效性， 識別出現(xiàn)的問題，及時(shí)采取糾正和預(yù)防措施。檢查的主要內(nèi)容是每位審核員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，利用提供的資源完成所分工的審核工作。包括審核內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，是否按審核計(jì)劃完成了所規(guī)定的條款和過程的審核，有無遺漏，所記錄的審核證據(jù)的可證實(shí)性和準(zhǔn)確性，抽樣的充分性和合理性等。其檢查的方式一是審核組內(nèi)部溝通；二是檢查編制的檢查表和審核記錄。有時(shí)組長在有限的審核時(shí)間內(nèi)對每位審核員全面的檢查往往是辦不到的，但對實(shí)習(xí)審核員和經(jīng)驗(yàn)不多的審核員應(yīng)做為檢查的重點(diǎn)。通過檢查對實(shí)習(xí)審核員給以指導(dǎo)和幫助。此外還要認(rèn)真收集受審核方對審核組的意見，通過反饋的信息來檢查審核員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量及審核能力。
A－總結(jié) 審核組長要有能力去協(xié)調(diào)、歸納總結(jié)組內(nèi)各種意見，最終形成對受審核方管理體系的評價(jià)意見和審核結(jié)論。為此審核組長要收集各小組針對審核準(zhǔn)則，提供正面和負(fù)面的審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行分析、判斷和歸納提出評價(jià)的初步意見，同時(shí)要認(rèn)真聽取各小組審核員對受審核方管理體系的意見，集思廣益，補(bǔ)充完善，以便做出全面準(zhǔn)確的評價(jià)。同時(shí)，總結(jié)審核經(jīng)驗(yàn)，以提高審核水平。最后編制和完成審核報(bào)告并對審核報(bào)告的內(nèi)容負(fù)責(zé)。審核報(bào)告要提供有關(guān)審核的完整、準(zhǔn)確、簡潔和清晰的記錄，這就要求審核組長要有較好的文字表達(dá)能力。此外還要繼續(xù)做好與受審核方的溝通，其方式可以在末次會議前與組織的領(lǐng)導(dǎo)層交換意見。其主要內(nèi)容是對管理體系的評價(jià)意見，審核結(jié)論，不符合項(xiàng)的確認(rèn)及整改時(shí)間和糾正措施要求，同時(shí)對開出的觀察項(xiàng)和尚未構(gòu)成不符合項(xiàng)的潛在的管理問題給予指出，以便受審核方加以改進(jìn)，但要注意不提供咨詢意見。如有分歧意見要進(jìn)行討論，并盡可能予以解決。
