1、目的:
為確保本公司與客戶之間合約/訂單均能符合雙方的需求。
1.1各項(xiàng)要求均有書面化規(guī)定,有關(guān)與訂單上不同要求皆已獲得協(xié)商解決。
1.2本公司有能力達(dá)成客戶要求,如規(guī)格、品質(zhì)、成本、交期、數(shù)量、服務(wù)等。
1.3為客戶提供更良好的服務(wù)工作,滿足顧客使用及產(chǎn)品品質(zhì)的要求。
1.4了解掌握顧客對(duì)本公司產(chǎn)品、服務(wù)、配合的滿意度,以便達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的(即時(shí)提供管理評(píng)審輸入信息的來(lái)源)。
2、適用范圍:
2.1凡本公司訂貨的合約、訂單的確認(rèn)、答復(fù)、變更作業(yè)均屬于。
2.2本公司所生產(chǎn)產(chǎn)品的保質(zhì)期間服務(wù)。
2.3適用本公司產(chǎn)品直接顧客或間接顧客(代理商、經(jīng)銷商、委托本公司來(lái)料加工廠商)。
3、定義:
3.1常規(guī)定單(量產(chǎn)件):
指已承制、有合約/訂單之產(chǎn)品,即本公司已有代碼的產(chǎn)品并已列入[顧客銷貨產(chǎn)品清單]上列管。
3.2非常規(guī)定單(新開發(fā)件):
指未承制過(guò)的產(chǎn)品、計(jì)劃訂單、原材料訂單、補(bǔ)貨訂單。
3.3合同/訂單評(píng)審項(xiàng)目:
應(yīng)包括規(guī)格、交期、數(shù)量、品質(zhì)要求條款。
3.4售后服務(wù):
正式量產(chǎn)后,因產(chǎn)品的不良而造成退貨所給予客戶的交換,整修折讓及抱怨的處理與再發(fā)防止等服務(wù)事項(xiàng)(本司目前無(wú)安裝過(guò)程,售后服務(wù)僅有保質(zhì)期內(nèi)要求)。
3.5顧客滿意度:
是指顧客對(duì)本公司所供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)的滿意程度,以及能夠期望他們未來(lái)繼續(xù)購(gòu)買的可能性。
4、流程:
4.1顧客溝通管理內(nèi)容:
4.1.1.客戶訂單的審查確認(rèn):
(1).客戶訂單資訊受理(包含變更通知單),應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、交貨期限、品質(zhì)規(guī)格、圖樣或涉及產(chǎn)品特性指標(biāo)(若有)、交付方式及支持服務(wù)要求等。(例如:運(yùn)輸、進(jìn)出口、相關(guān)國(guó)家法規(guī)要求等資訊。
(2).客戶需求資訊受理屬于新產(chǎn)品/新材料(含設(shè)計(jì)變更件)時(shí),則應(yīng)由業(yè)務(wù)部召集相關(guān)部門組織評(píng)審會(huì)議,并按《先期產(chǎn)品質(zhì)量策劃管理程序》及《設(shè)計(jì)與工程變更管理規(guī)定》執(zhí)行。
(3).客戶合約/訂單屬于新產(chǎn)品/新材料開發(fā)的,由工程部評(píng)估后,業(yè)務(wù)部核算成本作成[成本分表]給上級(jí)主管審批,并制作[報(bào)價(jià)單]供給客戶確認(rèn)。
(4).保密性:應(yīng)確保顧客委托的正在開發(fā)的產(chǎn)品、項(xiàng)目和有產(chǎn)品信息及技術(shù)資料的保密性。
(5).在確定向顧客提供產(chǎn)品和服務(wù)要求時(shí)應(yīng)確保:
A.產(chǎn)品和服務(wù)的要求(Q\D\C)得到明文規(guī)定
B.適用的法律法規(guī)要求和本公司認(rèn)為必要的要求
C.包含回收再利用環(huán)境的影響,以及對(duì)產(chǎn)品和制造過(guò)程識(shí)別的特殊特性。
D.所有適用的材料的獲得、存儲(chǔ)、搬運(yùn)、回收、銷毀或有關(guān)的政府安全和環(huán)境法規(guī)要求
4.1.2.訂單的承制及服務(wù)條件的審查:
(1).業(yè)務(wù)部接獲顧客的訂單,應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)訂單的內(nèi)容進(jìn)行審查,審查結(jié)果填寫《顧客合同/訂單評(píng)審表》。
(2).業(yè)務(wù)部首先對(duì)客戶訂單作“量產(chǎn)件”或“新開發(fā)產(chǎn)品”的判定,并于《合同/訂單評(píng)審表》中記錄,即進(jìn)行有關(guān)承制條件審查,審查方法如下:
A)價(jià)格審查,針對(duì)量產(chǎn)件是否與當(dāng)初報(bào)價(jià)、議價(jià)的價(jià)格相符。
B)承制服務(wù)條件審查,針對(duì)客戶特定要求的本公司是否能確保達(dá)成。
C)業(yè)務(wù)部對(duì)以上審查項(xiàng)目確定無(wú)誤后,若判定為“新開發(fā)件”則轉(zhuǎn)交工程部進(jìn)行相關(guān)規(guī)格、工藝要求的審查;若為“量產(chǎn)件”則交PMC部生管進(jìn)行相關(guān)交期、物料庫(kù)存狀況審查。
4.1.3.訂單規(guī)格圖面、品質(zhì)、交期、物料需求條件的審查:
工程部負(fù)責(zé)有關(guān)規(guī)格、圖紙資料條件審查(只審查新產(chǎn)品訂單,不審查量產(chǎn)件訂單),其內(nèi)容如下:
。1)客戶的要求條件是否均有明文規(guī)定。
。2)如無(wú)明文規(guī)定,客戶需要是否清楚。
(3)本公司制程能力確實(shí)能滿足客戶要求。
(4)客戶的訂單沒有規(guī)定,但國(guó)家或國(guó)際產(chǎn)品安全與法規(guī)強(qiáng)制規(guī)定。
。5)與產(chǎn)品特性有關(guān)的安全法規(guī)(含限制材料使用條件)。
。6)產(chǎn)品使用原材料是否符合客戶要求。
。7)在客戶訂單中沒有明確要求的,但預(yù)計(jì)有或規(guī)定用途所必要的潛在要求應(yīng)作出承諾規(guī)定(例如習(xí)慣/隱含特殊要求,質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估)
4.1.4.品保部負(fù)責(zé)合約訂單的品質(zhì)條件審查(只審查新產(chǎn)品訂單,量產(chǎn)件訂單按常規(guī)作法)。
其內(nèi)容如下:
。1)客戶驗(yàn)證、安排產(chǎn)品放行的方式是否清楚。
。2)各種檢驗(yàn)、量測(cè)的要求(品質(zhì)特殊性、精度)是否滿足客戶需求。
。3)客戶特別指定質(zhì)量績(jī)效表、產(chǎn)品放行材質(zhì)證明及檢測(cè)報(bào)告。
(4)產(chǎn)品特性管制項(xiàng)目(如[控制計(jì)劃]中所增列的控制項(xiàng)目/方法)是否滿足客戶需要。
4.1.5. 制造部負(fù)責(zé)有關(guān)貨物交期、物料需求條件的審查內(nèi)容如下:
(1)制造部應(yīng)充分掌握生產(chǎn)能力負(fù)荷,以確保交期達(dá)成100%。
。2)交貨方式(如裝車發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式、交付條件等)資訊審查。
。3)按{客戶訂單}需求所涉及材料安全庫(kù)存狀況,若庫(kù)存不足應(yīng)按提出請(qǐng)購(gòu),必要時(shí)可采取補(bǔ)救措施(如采用物料加急訂購(gòu)、委外加工等)。
。4){客戶訂單}中是否明確客戶指定材料
4.1.5. 制造部負(fù)責(zé)有關(guān)貨物交期、物料需求條件的審查內(nèi)容如下:
。1)制造部應(yīng)充分掌握生產(chǎn)能力負(fù)荷,以確保交期達(dá)成100%。
。2)交貨方式(如裝車發(fā)貨日期、運(yùn)輸方式、交付條件等)資訊審查。
。3)按{客戶訂單}需求所涉及材料安全庫(kù)存狀況,若庫(kù)存不足應(yīng)按提出請(qǐng)購(gòu),必要時(shí)可采取補(bǔ)救措施(如采用物料加急訂購(gòu)、委外加工等)。
。4){客戶訂單}中是否明確客戶指定材料
4.1.6.將各職能部門審查無(wú)誤后的《合同/訂單評(píng)審表》,轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)部經(jīng)理核準(zhǔn)批示,方可正式受訂生產(chǎn)。
4.1.7.正式訂單的轉(zhuǎn)發(fā):
(1).業(yè)務(wù)部接受各相關(guān)職能部門的審查意見后,如無(wú)異議則接受客戶正式訂單,若有異議經(jīng)部門主管協(xié)商,并經(jīng)總經(jīng)理裁示方可接單。
(2).量產(chǎn)件訂單,應(yīng)由PMC生管評(píng)審確認(rèn)無(wú)誤后,轉(zhuǎn)入制造部。
(3).若屬于“新開發(fā)件”或“特殊合約訂單”時(shí),則由總經(jīng)理與顧客協(xié)商解決,若無(wú)法接單或本公司無(wú)條件承制,則予以婉拒顧客。有能力承制時(shí)則按《先期產(chǎn)品質(zhì)量策劃管理程序》執(zhí)行可行性評(píng)估。
4.1.8客戶量產(chǎn)件訂單的運(yùn)作:
(1).經(jīng)審查無(wú)誤后的量產(chǎn)件訂單分發(fā)PMC生管,由制造部按《生產(chǎn)計(jì)劃與過(guò)程控制管理程序》執(zhí)行批量生產(chǎn)。
(2).當(dāng)原材(物)料不足或低于安全庫(kù)存量時(shí),則由PMC生管按物料需求向采購(gòu)課提出請(qǐng)購(gòu)。
(3).組織批量生產(chǎn)時(shí),若工藝文件不足,應(yīng)由工程部制定、分發(fā)如材料列表BOM、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)參數(shù)等資料。
4.1.9.合約/訂單變更的審查:
(1).由于本公司原因引起的不能滿足合約/訂單要求的異常情況,由業(yè)務(wù)部與顧客協(xié)商解決,以取得一致意見和處理方法。
(2).客戶訂單變更時(shí),涉及到型號(hào)、規(guī)格、技術(shù)資料時(shí),則由業(yè)務(wù)部提出[變更申請(qǐng)單]轉(zhuǎn)工程部辦理并按《設(shè)計(jì)與工程變更控制程序》執(zhí)行。
(3).若客戶的交期、交付方式(如數(shù)量、運(yùn)輸方式、包裝規(guī)格或方法)變更時(shí),則由業(yè)務(wù)部填寫[顧客訂單變更通知]。
(4).客戶的價(jià)格若有異議時(shí),則由業(yè)務(wù)部通知財(cái)務(wù)、呈總經(jīng)理或委托代理人批示,方可生效。
(5).客戶訂單變更確認(rèn),若涉及委外加工則由PMC生管通知采購(gòu),并按《采購(gòu)與供應(yīng)商管理制程序》執(zhí)行。
(6).客戶訂單正式變更時(shí),業(yè)務(wù)部組應(yīng)確保變更項(xiàng)目或內(nèi)容正確的傳達(dá)或通知至組織內(nèi)的相關(guān)職能部門實(shí)施(含相關(guān)文件及資料更改)。
(7).若變更資料涉及到的產(chǎn)品信息、目錄、產(chǎn)品廣告內(nèi)容、產(chǎn)品規(guī)格應(yīng)給評(píng)審確認(rèn),以確保不詳、誤用或不當(dāng)使用。
4.1.10.客戶訂單交期的控制:
(1).客戶交期、數(shù)量,PMC部倉(cāng)管課必須每日查詢出貨情況,以跟催制造部準(zhǔn)時(shí)交貨,如有延遲應(yīng)盡速制定出解決對(duì)策并反應(yīng)給客戶。
(2).訂單交期、數(shù)量及交貨實(shí)際情況,必須登錄于客戶[出貨排程]以進(jìn)行管制。
(3).生產(chǎn)計(jì)劃達(dá)成率統(tǒng)計(jì)則由PMC部生管課按《生產(chǎn)計(jì)劃與過(guò)程控制管理程序》執(zhí)行。
4.1.11.產(chǎn)品的發(fā)貨流程控制:
(1).產(chǎn)品備貨后,由PMC部倉(cāng)管課進(jìn)行,同時(shí)制作《送貨單》。
(2).發(fā)貨前,依據(jù)《送貨單》對(duì)產(chǎn)品品名、規(guī)格、數(shù)量、包裝、標(biāo)示、嘜頭、箱號(hào)進(jìn)行確認(rèn),并記錄于《裝運(yùn)出貨點(diǎn)檢表》。
(3).PMC部倉(cāng)管課把貨物運(yùn)至客戶處,同時(shí)把《送貨單》交于客戶確認(rèn)簽字并帶回相應(yīng)聯(lián)。
(4).交貨績(jī)效管控:
業(yè)務(wù)部每月底作成[客戶交貨達(dá)成率統(tǒng)計(jì)推移表],以管控繳交貨績(jī)效并針對(duì)未達(dá)目標(biāo)者,應(yīng)填具《交貨延誤對(duì)策表》分析原因及實(shí)施整改措施,并包含追蹤額外的費(fèi)用及過(guò)多的運(yùn)費(fèi)。
4.1.12.產(chǎn)品的售后服務(wù):
(1).產(chǎn)品發(fā)出后由PMC部倉(cāng)管課適時(shí)跟蹤貨物去向,直至客戶收到貨物并簽回送貨單,結(jié)果記載[出貨排程表]。
(2).根據(jù)客戶要求業(yè)務(wù)部對(duì)賬后讓財(cái)務(wù)開發(fā)票。
(3).如客戶因品質(zhì)或其它原因造成的退貨,貨物退回后由倉(cāng)管課報(bào)檢,經(jīng)品保部確認(rèn)。倉(cāng)庫(kù)將退回貨單呈業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部做賬,業(yè)務(wù)部根據(jù)與客端協(xié)調(diào)的意見,確認(rèn)退回品是要補(bǔ)貨還是消單處理。需再次出貨的,重新開出《出貨通知單》,補(bǔ)貨需注明“補(bǔ)貨”字樣。
(4).如客戶投訴、退貨按《客戶投訴、退貨管理規(guī)定》執(zhí)行。
4.1.13.訂單(含銷售送貨單)記錄與保存:
(1).業(yè)務(wù)部應(yīng)保留與客戶協(xié)商的所有文件資料,如訂單、合約、送貨單、訂單確認(rèn)單等。
(2).相關(guān)記錄的保存方式與保存期限按《文件與記錄管理程序》執(zhí)行。
(3).合約、訂單及變更材料應(yīng)保存至生產(chǎn)和服務(wù)結(jié)束后加一個(gè)日歷年。
4.2.售后服務(wù)管理內(nèi)容
4.2.1售后服務(wù)管理內(nèi)容
4.2.1.1保質(zhì)期間要求:
(1).保質(zhì)期間:根據(jù)項(xiàng)目合同情況,對(duì)所提供的產(chǎn)品達(dá)成合同上所涉及的相關(guān)條款。具體可參考各項(xiàng)目顧客保質(zhì)期內(nèi)要求一覽表
(2).業(yè)務(wù)部應(yīng)依《顧客溝通與反饋管理程序》之規(guī)定,充分與顧客溝通,以鑒別及確認(rèn)顧客要求,并加以匯總。
(3).保質(zhì)售后服務(wù)要求:
A)保質(zhì)期間內(nèi):本公司所提供的產(chǎn)品在顧客進(jìn)貨驗(yàn)證及生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,如責(zé)任在于本公司,則由本公司進(jìn)行無(wú)償修理或回收。
B)保質(zhì)期間外:本公司將配合顧客進(jìn)行原因調(diào)查及解析,并根據(jù)需要與顧客一起對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行改良。
4.2.1.2.客戶來(lái)訪:客戶由于產(chǎn)品售后的品質(zhì)問(wèn)題、技術(shù)來(lái)訪,或來(lái)廠進(jìn)行相關(guān)工程監(jiān)查、品質(zhì)稽核時(shí),由品保部負(fù)責(zé),并協(xié)調(diào)相關(guān)部門參與。
4.2.1.3.品保部及時(shí)處理客戶來(lái)函或來(lái)電所提出的技術(shù)、品質(zhì)問(wèn)題或故障問(wèn)題。
4.2.1.4.有關(guān)售后服務(wù)之相關(guān)信息應(yīng)知會(huì)技術(shù)、工程、品保、制造等部門作產(chǎn)品及過(guò)程改進(jìn)之參考。
4.2.1.5.業(yè)務(wù)部依[客戶滿意度]5.3之相關(guān)規(guī)定,對(duì)客戶進(jìn)行滿意度管理的各項(xiàng)工作。
(1)收集客戶對(duì)產(chǎn)品品質(zhì)、交期、服務(wù)等的滿意度狀況。
(2)匯總客戶滿意度狀況,通報(bào)相關(guān)部門。
(3)對(duì)于未達(dá)成滿意度目標(biāo)時(shí),要矯正及改善。
4.2.2.相關(guān)附件:
4.2.2.1.[顧客信息一覽表]
4.2.2.2.[顧客保固(質(zhì))期內(nèi)要求一覽表]
4.2.2.3.[售后服務(wù)報(bào)告]
4.2.2.4[顧客保質(zhì)期退換及索賠統(tǒng)計(jì)表]
4.2.3.參考文件:
4.2.3.1.《先期產(chǎn)品質(zhì)量策劃管理程序》
4.2.3.2.《生產(chǎn)計(jì)劃與過(guò)程控制管理程序》
4.3.顧客滿意度管理內(nèi)容
4.3.1.建立顧客基本資料:
(1).業(yè)務(wù)對(duì)每個(gè)區(qū)域顧客建立顧客資料表,從而對(duì)顧客進(jìn)行等級(jí)區(qū)分。
(2).顧客資料的形成為便于掌握顧客內(nèi)部營(yíng)運(yùn)信息。(如:組織結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)支出、企業(yè)負(fù)債、營(yíng)運(yùn)規(guī)模、品質(zhì)/技術(shù)要求等資料)。
4.3.2.顧客聯(lián)絡(luò)與需求鑒定:
(1).業(yè)務(wù)接獲顧客信息(現(xiàn)有顧客或潛在顧客)后,應(yīng)仔細(xì)了解顧客對(duì)本公司產(chǎn)品服務(wù)、技術(shù)的需求。(例如:原材料材質(zhì)、尺寸及產(chǎn)品外觀、規(guī)格、品質(zhì)、技術(shù)、交期等要求)。
(2).對(duì)顧客的面談、信函、電話、傳真等方面進(jìn)行咨詢提取信息,并將相關(guān)信息反饋到責(zé)任部門。
(3).業(yè)務(wù)利用出差或?qū)3贪菰L顧客等各種活動(dòng),及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和顧客需求的動(dòng)向,通過(guò)各種渠道(如商品展銷會(huì)、同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)者定期拜訪、問(wèn)卷調(diào)查等),積極參與顧客溝通,收集相關(guān)顧客信息及時(shí)反饋給相關(guān)部門或總經(jīng)理。
4.3.3.定期拜訪或顧客滿意度的調(diào)查:
(1).業(yè)務(wù)每年一次向顧客發(fā)出[顧客滿意度調(diào)查表],進(jìn)行拜訪和顧客滿意度調(diào)查,若顧客屬境內(nèi)短途,則可專程前往了解顧客的需求。
(2).若顧客屬于境外或境內(nèi)長(zhǎng)途時(shí),業(yè)務(wù)部應(yīng)在每年的年底,向顧客發(fā)出[顧客滿意度調(diào)查表],并對(duì)顧客反饋的信息進(jìn)行真實(shí)、有效的評(píng)價(jià)和匯總。
4.3.4.顧客滿意度調(diào)查表的匯總:
(1).業(yè)務(wù)將以上相關(guān)顧客需求信息必要時(shí)轉(zhuǎn)化登錄于《顧客信息一覽表》,以便于了解顧客需求的信息,從而更有效的提出分析、改正方案。
(2).業(yè)務(wù)部將以上調(diào)查結(jié)果匯總形成年度總結(jié)進(jìn)行有效分析。
4.3.5.顧客滿意度調(diào)查的分析、核對(duì)、審查、改善提出:
(1).對(duì)[顧客滿意度調(diào)查表]中的不滿意指標(biāo),管理代表及業(yè)務(wù)部應(yīng)按《數(shù)據(jù)分析與運(yùn)用程序》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、檢討、確保顧客的需求和期望,本公司經(jīng)營(yíng)階層應(yīng)作定性或定量的結(jié)果評(píng)估,若屬于定性的期望應(yīng)列入年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,若屬于定量指標(biāo)且接近或低于期望值,管理代表應(yīng)召集相關(guān)部門召開管理評(píng)審會(huì)議,提出改善對(duì)策,并要求業(yè)務(wù)部按《糾正措施管理程序》和《持續(xù)改善推行程序》開立《糾正及預(yù)防措施報(bào)告》。
(2).顧客調(diào)查不滿意指標(biāo)如下:
A)單位評(píng)分不足60分時(shí)
B)總評(píng)分合計(jì)低于70分時(shí)
C)調(diào)查趨勢(shì)分析呈明顯下降
D)比同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手較差者
E)本公司最迫切改進(jìn)事項(xiàng)
F)顧客重大抱怨或退貨(含扣除款項(xiàng)或支出費(fèi)用)
4.3.6.各責(zé)任部門接獲《糾正及預(yù)防措施報(bào)告》應(yīng)按《糾正措施管理程序》執(zhí)行改善活動(dòng)。
(1).業(yè)務(wù)部對(duì)相關(guān)責(zé)任部門所提出的改善行動(dòng)方案,進(jìn)行有效的追蹤確認(rèn)。追蹤確認(rèn)的改善行動(dòng)生效后,則在《糾正及預(yù)防措施報(bào)告》中的追蹤確認(rèn)欄注明已結(jié)案,必要時(shí)可索取改善對(duì)策的事實(shí)證據(jù),若確認(rèn)尚未結(jié)案,應(yīng)將結(jié)果列入管理評(píng)審會(huì)議議程中。
(2).業(yè)務(wù)將改善狀況向顧客回饋,必要時(shí)將改善狀況指標(biāo)或相關(guān)客觀證據(jù)提供給顧客作參考。
4.3.7.顧客滿意度調(diào)查資料與趨勢(shì)分析應(yīng)列入管理評(píng)審會(huì)議輸入信息,顧客調(diào)查結(jié)果應(yīng)由業(yè)務(wù)部提出議題報(bào)告,按管理評(píng)審會(huì)議議程執(zhí)行。
4.3.8.顧客滿意度調(diào)查資料、改善/對(duì)策等資料應(yīng)由管理代表審核,總經(jīng)理核準(zhǔn)后,由業(yè)務(wù)部執(zhí)行保存,保存期限按《文件與記錄管理程序》執(zhí)行。