由審核員完成的與特定審核有關(guān)的記錄通常至少包括:文件評(píng)審記錄;審核計(jì)劃;審核中樣本的選擇方案,適當(dāng)時(shí)也包括多場(chǎng)所抽樣建議;適宜時(shí),檢查表;現(xiàn)場(chǎng)審核過(guò)程的記錄,包括審核證據(jù)、審核發(fā)現(xiàn)、會(huì)議和溝通等記錄;審核報(bào)告,包括審核中的分歧和未解決的問(wèn)題;不符合報(bào)告;審核后續(xù)活動(dòng)的報(bào)告,例如,糾正和預(yù)防措施及對(duì)其驗(yàn)證的記錄等;適用時(shí),其他記錄。
1、審核記錄
此處所介紹的審核記錄,特指審核組在現(xiàn)場(chǎng)審核過(guò)程中所記錄的用于證實(shí)受方管理體系、過(guò)程和產(chǎn)品/服務(wù)是否符合認(rèn)證要求的審核證據(jù)的現(xiàn)場(chǎng)審核記錄。
通常情況下,它們是與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。
其作用在于為所審核的管理體系、過(guò)程和產(chǎn)品/服務(wù)能否滿足認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的要求和預(yù)期結(jié)果,提供充分且適宜的審核證據(jù)。它客觀地反映了審核員在審核的現(xiàn)場(chǎng),依據(jù)審核策劃的安排執(zhí)行審核任務(wù),獲取審核證據(jù)的全過(guò)程。
現(xiàn)場(chǎng)審核記錄作為審核證據(jù)的信息載體,記錄了審核中所收集到的、已經(jīng)證實(shí)的與審核目的、范圍和準(zhǔn)則有關(guān)的適當(dāng)信息,表明了審核所取得的結(jié)果,并提供了審核所完成活動(dòng)的證據(jù)。充分、適宜的審核記錄是形成審核發(fā)現(xiàn)和得出可信的審核結(jié)論的基礎(chǔ),與審核實(shí)施的可信性和有效性密切相關(guān)。
為證實(shí)審核活動(dòng)達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo),一份簡(jiǎn)明、適度的審核記錄至少能夠傳遞的信息包括:記錄了有關(guān)對(duì)組織的管理體系、過(guò)程和產(chǎn)品/服務(wù)進(jìn)行檢查的情況;提供了適當(dāng)?shù)膶徍俗C據(jù);顯示了審核覆蓋的區(qū)域(例如,場(chǎng)所、職能、活動(dòng)或過(guò)程等)、審核路線和獲取審核證據(jù)的方式;反映了審核的樣本狀況和抽樣情況;體現(xiàn)了信息的可重現(xiàn)性和可證實(shí)性;提供了依照審核策劃的安排,完成規(guī)定要求審核的客觀證據(jù);適當(dāng)時(shí),在發(fā)生客訴、投訴,或。重大質(zhì)量、安全和環(huán)境等事故時(shí),提供可追溯的信息。
2、審核中
審核組應(yīng)收集足夠的可用于表明受審核方符合適用的標(biāo)準(zhǔn),或其他規(guī)范性文件的所有適用要求的證據(jù)。審核記錄尤其需覆蓋以下管理體系實(shí)施中的有關(guān)重要方面(不限于):
。1)根據(jù)關(guān)鍵績(jī)效目標(biāo)和指標(biāo)對(duì)績(jī)效進(jìn)行監(jiān)視、測(cè)量、報(bào)告和評(píng)價(jià)的證據(jù);
。2)受審核組織管理體系和績(jī)效中與遵守法律法規(guī)有關(guān)方面的證據(jù);
。3)受審核組織過(guò)程的運(yùn)作和控制方面的證據(jù);
。4)人員能力和設(shè)施資源提供方面的證據(jù);
。5)內(nèi)部審核和管理評(píng)審有效策劃和實(shí)施的證據(jù);
。6)對(duì)方針的管理職責(zé)的情況;
。7)重要的顧客反饋信息,包括顧客投訴及采取糾正措施的有關(guān)證據(jù);
。8)受審核方在產(chǎn)品、過(guò)程、體系改進(jìn)方面的主要證據(jù);
。9)事故的處理及采取糾正措施的相關(guān)信息;
。10)有關(guān)重大的風(fēng)險(xiǎn)信息及風(fēng)險(xiǎn)管理的信息等。
適當(dāng)時(shí),審核記錄的內(nèi)容還可能包括,如:首末次會(huì)議情況;審核組內(nèi)部,以及與受審核方溝通的情況;突發(fā)事件及應(yīng)急處置情況;審核范圍、審核計(jì)劃的調(diào)整及其說(shuō)明;需要后續(xù)跟蹤或遺留的問(wèn)題;受審核方的意見(jiàn)等。
當(dāng)審核一個(gè)電子化的管理體系時(shí),審核記錄的內(nèi)容還宜適當(dāng)包括涉及有關(guān)信息安全方面的信息,以證實(shí)受審核方用千支持其電子化管理體系有效運(yùn)行的信息技術(shù)系統(tǒng)的能力。這類(lèi)記錄包括:信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全的管理、維護(hù)情況;信息安全事故(例如,系統(tǒng)故障、誤操作等)的管理及其響應(yīng)計(jì)劃/方案;電子化環(huán)境中的電子文檔、記錄、數(shù)據(jù)傳輸?shù)目煽啃院桶踩Wo(hù)措施等。
3、審核記錄應(yīng)適度強(qiáng)化內(nèi)容
一般而言,審核記錄應(yīng)適度強(qiáng)化對(duì)以下方面的記錄:
。1)法律法規(guī)符合性信息的記錄。
如:組織對(duì)法律法規(guī)要求/合規(guī)義務(wù)的識(shí)別,以及把相關(guān)要求轉(zhuǎn)化或整合到組織的資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中的清況;
組織自我評(píng)估與所識(shí)別要求的符合程度,包括發(fā)生偏離時(shí)采取糾正措施的情況;
證實(shí)法律法規(guī)符合性的相關(guān)信息,包括必要時(shí)與其他要求的符合性證據(jù),如組織從事相關(guān)活動(dòng)的法律許可或準(zhǔn)入要求,與質(zhì)厘、環(huán)境、職業(yè)健康安全和食品安全等所有有關(guān)的法定或法律法規(guī)的要求所進(jìn)行的驗(yàn)收、評(píng)價(jià)和監(jiān)測(cè)的結(jié)果,以及行業(yè)要求等。
。2)組織關(guān)鍵場(chǎng)所或重點(diǎn)區(qū)域的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查記錄。
如:質(zhì)量管理體系的關(guān)鍵現(xiàn)場(chǎng),包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、檢測(cè)現(xiàn)場(chǎng)、儲(chǔ)存現(xiàn)場(chǎng)等;
環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的關(guān)鍵場(chǎng)所或重點(diǎn)區(qū)域,如,污水、廢氣排放現(xiàn)場(chǎng)、重點(diǎn)噪聲源、粉塵現(xiàn)場(chǎng)、廢棄物的收集、處置場(chǎng)所、危險(xiǎn)化學(xué)品倉(cāng)庫(kù)、動(dòng)力設(shè)施及排水管網(wǎng)的布局、配套生活設(shè)施及周邊環(huán)境等;
食品安全管理體系的關(guān)鍵場(chǎng)所或重點(diǎn)區(qū)域,如,食品生產(chǎn)系統(tǒng)、輔助系統(tǒng)和員工服務(wù)設(shè)施的布局、動(dòng)力設(shè)施及排水管網(wǎng)的布局、廢棄物及污水處理場(chǎng)所、蟲(chóng)害控制、清沽、消毒場(chǎng)所及廠區(qū)周邊環(huán)境等。
。3)組織現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行控制的記錄。
如:質(zhì)量管理體系,宜突出對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)實(shí)現(xiàn)過(guò)程,括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、關(guān)鍵的生產(chǎn)/服務(wù)、采購(gòu)、檢驗(yàn)等活動(dòng)的審核信息的記錄;
環(huán)境管理體系,宜突出對(duì)重要環(huán)境因素的評(píng)價(jià)和控制、應(yīng)急管理、動(dòng)力設(shè)施系統(tǒng)、能源供給系統(tǒng)、污染物治理設(shè)施等相關(guān)審核信息的記錄;
職業(yè)健康安全管理體系,宜突出對(duì)危險(xiǎn)源的判定與風(fēng)險(xiǎn)管理、應(yīng)急管理、高風(fēng)險(xiǎn)作業(yè)活動(dòng)等相關(guān)審核信息的記錄;
食品安全管理體系,宜突出對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)的識(shí)別、控制和監(jiān)測(cè)、應(yīng)急管理、撤回、食品生產(chǎn)的基礎(chǔ)設(shè)施、生產(chǎn)布局,環(huán)境衛(wèi)生及人員健康狀況、關(guān)鍵的食品生產(chǎn)(加工)過(guò)程的控制、內(nèi)外部信息溝通等審核信息的記錄,等等。
。4)面談、現(xiàn)場(chǎng)/實(shí)地觀察的記錄,而非在組織的辦公室大量抄錄組織的相關(guān)文件、資料和以往形成的檢驗(yàn)、試驗(yàn)等記錄。
審核記錄還應(yīng)清晰載明抽樣情況,如樣本總量和抽樣數(shù)量樣本狀況;
使用的審核方法,如面談或基于電子系統(tǒng)的互動(dòng)式交流,對(duì)現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的觀察,對(duì)工作環(huán)境的調(diào)查,對(duì)文件、記錄和其他報(bào)告的查閱等,以及審核時(shí)間、地點(diǎn)、受審核的對(duì)象、活動(dòng)或過(guò)程等其他要素。
審核記錄是對(duì)審核證據(jù)的客觀記錄,是形成審核發(fā)現(xiàn)和審核報(bào)告的基礎(chǔ)。
審核記錄可以有多種體現(xiàn)形式,包括書(shū)面記錄、電子記錄、電子數(shù)碼圖像、照片、復(fù)印件、標(biāo)識(shí)圖形或它們的組合。
對(duì)審核記錄的管理應(yīng)做到易于識(shí)別、檢索和保持清晰。
對(duì)于認(rèn)證機(jī)構(gòu),審核記錄的管理、標(biāo)識(shí)、存放、保護(hù)和處置,以及對(duì)審核記錄的調(diào)閱,應(yīng)有與ISO/IEC 17021-1(CNAS-CCOl) 、ISO/IEC 17065-1 (CNAS-CC02) 等要求相一致的控制措施,并包括必要的保密要求。