巧用Excel的“自動(dòng)篩選”功能

如圖1所示的工作表（假設(shè)D列已填入數(shù)據(jù)）若要上報(bào)或打印，還必須對(duì)F列和G列做隱藏處理（若直接刪除，填充到D列的數(shù)據(jù)將全部丟失）。我在實(shí)際工作中，摸索出了一種方法，即利用Excel“自動(dòng)篩選”功能快速實(shí)現(xiàn)部門(mén)名稱的錄入，下面仍以“學(xué)校職工情況表”為例，說(shuō)明其操作步驟。

    1. 按圖1格式輸入表格基本數(shù)據(jù)（F列、G列不需要錄入）。


圖一

    2. 單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選中“自動(dòng)篩選”，則在每個(gè)字段右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)下箭頭的按鈕，單擊“部門(mén)代碼”右側(cè)的按鈕，打開(kāi)一個(gè)下拉列表如圖2所示。


圖二

    3. 單擊下拉列表中的任意一個(gè)“部門(mén)代號(hào)”，例：?jiǎn)螕?ldquo;1”，則“部門(mén)代碼”為“1”的所有記錄全部顯示在屏幕上（如圖3）。


圖三

    4. 在圖3中選中“所在部門(mén)”列的單元格區(qū)域，輸入“教務(wù)科”，按下“Ctrl”鍵不松開(kāi)，再按回車鍵，則“部門(mén)代碼”為“1”的記錄的“所在部門(mén)”列都填充上了“教務(wù)科”（如圖4）。


圖四

    5. 重復(fù)步驟3和步驟4可完成所有部門(mén)的填寫(xiě)操作。