4.2.2 文件控制

食品安全管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng) 依據(jù) 4.2.3 的要求進(jìn)行控制。

文件控制應(yīng)確保所有提出的更改在實(shí)施前加以評審，以明確其對食品安全的效果以及對食品安全管理體系的影響。

應(yīng)編制形成文件的程序，規(guī)定以下方面所需的控制：

 a) 文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的。

 b) 必要時(shí)對文件進(jìn)行評審與更新，并再次批準(zhǔn)；

 c) 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；

 d) 確保在使用處獲得適用文件的有關(guān)版本；

 e) 確保文件保持清晰、易于識別；

 f) 確保相關(guān)的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；

 g) 防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時(shí)，確保對這 些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)志。

以上為標(biāo)準(zhǔn)條款，以上是理解分析：

理解分析：

（1）文件控制的要求

建立和實(shí)施文件控制程序和職責(zé)，確保：

 ① 文件發(fā)布前，由授權(quán)人員對文件的充分性、適宜性進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。 審核是保證文件的正確性，批準(zhǔn)意味著從行政上贊同文件的實(shí)施。

 ② 對使用中的文件進(jìn)行適時(shí)評審，以保持文件的適宜性。 對使用中的文件一般要定期進(jìn)行評審。如在每年的管理評審前進(jìn)行，也可根據(jù)需要適 時(shí)進(jìn)行。

 ③ 必要時(shí)更改文件并再批準(zhǔn)。 食品安全管理體系文件更改必須有規(guī)定的申請、更改、審批手續(xù)。 文件的更改可能對食品安全帶來影響。如是這樣，則需在實(shí)施更改前評估更改對食品 安全的效果以及對食品安全管理體系的影響。

 ④ 識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。 修訂狀態(tài)可直接在被更改的文件上標(biāo)識，也可通過控制清單（如標(biāo)準(zhǔn)目錄、文件目錄 3-4 等）進(jìn)行標(biāo)識。

 ⑤ 需要使用文件的場合（如對食品安全管理體系的有效運(yùn)行起關(guān)鍵作用的場合） ，都 能得到并使用相應(yīng)文件和資料的有效版本。

 ⑥ 文件清晰，易于識別和檢索（查找） 為使文件清晰易懂，便于識別和檢索，應(yīng)就文件的編號，文件的編寫要求，文件的格 式，文件的歸檔、編目、發(fā)放、回收等作出適當(dāng)規(guī)定。

 ⑦ 識別外來文件的適應(yīng)性，并控制其分發(fā)。 應(yīng)就外來文件的收集、審查、批準(zhǔn)、歸檔、編目、標(biāo)識、發(fā)放、使用、評審、更新、 補(bǔ)充和作廢等作出規(guī)定，以保持外來文件的適應(yīng)性。 應(yīng)該建立一個(gè)渠道（如參加標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)會(huì)等） ，以便及時(shí)收集到文件和資料的最新版本或 修改信息。

 ⑧ 做好失效文件的管理。 為了防止使用作廢文件，應(yīng)及時(shí)將作廢或失效文件從使用場所撤回。對于為特殊目的 而保留的任何作廢文件，都必須進(jìn)行標(biāo)識，以防誤用。

（2）文件控制實(shí)施的要點(diǎn)

 ① 內(nèi)部文件的控制包括：文件的取號、編寫、審批、歸檔、標(biāo)識、發(fā)放、使用、借閱、 內(nèi)部文件的控制 更改、作廢、評審以及保密控制等。

 ② 外來文件的控制 外來文件的控制包括：收集、審查、批準(zhǔn)、歸檔、發(fā)放、使用、評審、更新、補(bǔ)充 和作廢等。